Уровень фонда (коллекции)

Шифр.

Название полное.

Название сокращенное.

Количество описей.

Объем - количество единиц хранения, единиц учета.

Переименования фонда с указанием дат каждого наименования.

Перечень описей: номера и названия (номера) описей в отдельных полях в форме гиперссылок для возможности перехода к конкретной описи.

Типы документов (управленческая документация, личного происхождения, личный состав и др.).

Аннотация:

- состав и содержание документов;

- историческая справка (история фондообразователя, история фонда).

Крайние даты документов: в БД, информационной системе начальная и конечная даты размещаются в разных полях.

Язык(и) документов.

Физический вид документов (бумажные, электронные, аудиовизуальные документы и др.).

При наличии оцифрованных документов - количество оцифрованных дел, количество электронных копий (образов) архивных документов.

Полная дата размещения описания (записи) в БД - для обеспечения возможности для пользователя поиска обновлений и дополнений в БД описаний.

Ключевые слова: распределяются по четырем категориям (отдельным полям) для организации поиска по этим параметрам:

- организации;

- имена (персоналии);

- географические названия;

- другое.

НСА к фонду.

Связанные материалы (дополнительные ресурсы) - ссылки на комплексы документов, связанные по содержанию (организации, имена, события и др.) с данным материалом.

Библиографические ссылки.