|
1.6. Организация хранения архивных документов
|
|
72.
|
Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)
|
Постоянно (1) (2)
|
Постоянно (1) (2)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
(2) Акты об утрате или неисправимом повреждении, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения - 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
|
|
73.
|
Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архивного учета
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации
|
|
74.
|
Описи дел (1):
|
|
|
(1) Структурных подразделений - 3 года после согласования описей
(2) Не утвержденные - до минования надобности
(3) После уничтожения дел
|
|
а) постоянного хранения;
|
Постоянно (1)
|
Постоянно (1)
|
|
б) по личному составу;
|
50/75 лет (2)
|
50/75 лет (2)
|
|
в) временного (свыше 10 лет) хранения
|
3 года (3)
|
3 года (3)
|
|
75.
|
Топографические указатели
|
-
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми
|
|
76.
|
Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами
|
5 лет
|
5 лет
|
|
|
77.
|
Документы (журналы, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, описей во временное пользование
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения дел. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет
|
|
78.
|
Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов
|
3 года (1)
|
3 года (1)
|
(1) После возвращения дел. При невозвращении - постановления, протоколы, акты включаются в дело фонда - Постоянно
|
|
79.
|
Журналы, базы данных регистрации запросов и выдачи архивных справок, копий, выписок из документов
|
-
|
5 лет
|
|
|
80.
|
Копии архивных справок, выданных по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним
|
-
|
5 лет ЭПК
|
|
|
81.
|
Документы (справки, акты, заключения, переписка) по результатам проверок состояния архивной работы в организациях, подведомственных Управлению делами Президента Российской Федерации
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
82.
|
Графики приема-передачи дел в архив структурными подразделениями Управления делами Президента Российской Федерации и подведомственными ему организациями
|
1 год (1)
|
1 год (1)
|
(1) После замены новыми и сдачи документов по графику
|
|
83.
|
Переписка по вопросам организации архивной работы
|
5 лет ЭПК
|
5 лет ЭПК
|
|
|
84.
|
Документы (журналы, базы данных) регистрации и контроля заявок, заказов на копирование и перевод в электронную форму документов
|
1 год
|
1 год
|
|
|
85.
|
Журнал регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности в помещениях, предназначенных для хранения архивных документов
|
-
|
1 год
|
|