10. Процедура подготовки документов

Проекты документов, подготовленные Министерством, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением Министерства - исполнителем.

Согласование проекта документа Министерства оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 9.17, а виза - в соответствии с пунктом 9.18 настоящей Инструкции.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в Министерстве с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

Согласование проектов документов может проводиться в электронной форме в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатывается из СЭД на оборотной стороне подписного листа.

Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) должностным лицом Министерства. Подпись должностного лица Министерства на документе заверяется печатью Министерства.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью должностного лица Министерства. Собственноручная подпись должностного лица Министерства на документе оформляется в соответствии с пунктом 8.19 Инструкции.

Электронные документы подписываются ЭП в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты о их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются приказом Министерства или непосредственно уполномоченным должностным лицом Министерства посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 9.17 Инструкции и проставляется на следующие документы (если документ не утверждается приказом Министерства):

а) акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами);

б) графики работ, отпусков, сменности;

в) должностные инструкции, должностные регламенты;

г) инструкции (технологические, по технике безопасности и др.);

д) классификаторы информации, документов;

е) методические рекомендации, методические указания, методики;

ж) номенклатура дел Министерства;

з) нормы и нормативы (времени, численности государственных служащих, расхода материалов, электроэнергии и др.);

и) описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу);

к) отчеты (о выполнении планов, программ и др.);

л) перечни (должностей, организаций, видов информации, документов и др.);

м) планы (кроме оперативных);

н) положения;

о) порядки;

п) правила;

р) программы;

с) регламенты (в том числе административные);

т) стандарты организации;

у) структура и штатная численность;

ф) уставы;

х) унифицированные формы документов;

ц) штатное расписание.