17.7. Отправка документов

17.7.1. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из Министерства, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, специальной связи, курьером (нарочно), экспресс-почтой, а также передаются по информационно-телекоммуникационным каналам связи (факсограммы, документы, направление по электронной почте, посредством МЭДО).

17.7.2. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и предоставляться на отправку в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

17.7.3. Отправку исходящих документов на бумажном носителе производит Экспедиция.

17.7.4. Документы на отправку предоставляются с реестром для отправки исходящей корреспонденции почтой в котором указываются наименование структурного подразделения Министерства, подготовившего документ, номера отправляемых документов, их дата регистрации, вид почтового отправления (простое, заказное, заказное с уведомлением о вручении), подпись лица, составившего реестр, дата составления реестра.

17.7.5. Документы на отправку предоставляются с проставленными адресами.

17.7.6. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные учреждения Министерства).

17.7.7. Исходящие документы должны быть комплектными, со всеми приложениями к каждому документу, с отметкой исполнителя документа о виде.

При отправке документа нескольким адресатам с отдельными приложениями в каждый адрес к документу должен быть подготовлен список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения Министерства, с указанием фамилии исполнителя. Приложения, предназначенные данному адресату, должны быть скреплены с основным исходящим документом.

Общий отдел подборку документов и приложений по адресатам не производит.

Ответственность за полноту и комплектность передаваемых на отправку документов возлагается на структурные подразделения Министерства - ответственных исполнителей документов.

17.7.8. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются ответственному исполнителю.

17.7.9. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

17.7.10. Отправляемая средством почтовой связи корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии со списком рассылки, приложенным к документу), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение почтовой связи;

- документы, направляемые средством почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт;

- на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется список, который затем возвращается в общий отдел с подписью работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

17.7.11. Отправку документов по информационно-телекоммуникационному каналу связи "телеграф" осуществляет общий отдел.

17.7.12. Отправку документов по МЭДО осуществляет общий отдел, отдел по работе с обращениями граждан и организации приема населения Департамента управления делами и кадров, а также государственные служащие ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства.

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера <18> и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

--------------------------------

<18> Приказ Федерального архивного агентства от 24 декабря 2020 г. N 199 "Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления".

17.7.13. Отправка документов по электронной почте, факсу осуществляется ответственными исполнителями документов самостоятельно.