2.3.1. Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

2.3.2. Наличие реквизитов необходимо для придания документу юридической силы, ускорения и облегчения процедуры подготовки документа, а также последующей работы исполнителя с документом.

2.3.3. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. наименование федерального органа исполнительной власти - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, в том числе сокращенное - Росстандарт;

3. должность лица - автора документа;

4. подпись должностного лица;

5. вид документа;

6. место составления (издания) документа;

7. справочные данные о Росстандарте;

8. адресат;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

11. наименование либо аннотация документа;

12. текст документа;

13. ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14. отметка о наличии приложения;

15. гриф согласования;

16. гриф утверждения;

17. виза;

18. оттиск печати;

19. отметка о заверении копии;

20. отметка об исполнителе;

21. указания по исполнению документа;

22. отметка о контроле;

23. отметка об исполнении документа;

24. отметка о конфиденциальности;

25. отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Эмблема Росстандарта помещается на бланках в соответствии с Положением о Росстандарте, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 294 (далее - Положение о Росстандарте).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование Росстандарта, как автора документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Росстандарте.

Полное наименование - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

Сокращенное наименование - Росстандарт.

Сокращенное наименование Росстандарта (в скобках) помещается ниже полного наименования или за ним.

Справочные данные о Росстандарте включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению Росстандарта (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного Росстандартом, определяется в Положении о Росстандарте и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: "5 июня 2003 г.".

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен индексом дела по Номенклатуре дел Росстандарта, информацией о корреспонденте, исполнителях.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

На N ___________ от _________________

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения;

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, должность лица, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют нескольким однородным организациям или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Каждая строка реквизита "Адресат" центрируется по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, а после указания обобщенного наименования однородных адресатов в скобках указывают "по списку рассылки".

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес печатается шрифтом Times New Roman размер 10.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем полный почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем полный почтовый адрес (улица, дом, корпус (если есть), город, поселок, деревня и т.д., республика, край или область (если есть), индекс), например:

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа,

Указания по исполнению документа оформляются на отдельном специальном листе для указаний по исполнению для документов, поступивших на бумажном носителе. Указания по исполнению документа соответствующего должностного лица, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:

Приказ

о создании аттестационной комиссии

и на вопросы: "чего?" ("кого?"), например:

Должностной регламент

ведущего специалиста 2 разряда.

Отметка о контроле устанавливается в РК СЭДО при регистрации документа. В РК - прописная буква "К" в правом верхнем углу выделенная красным цветом. Контрольные сроки исполнения документа указываются в РК СЭДО во вкладке "Резолюции". При этом:

на документе, поступившем на бумажном носителе, обозначается словом или штампом "Контроль" с указанием контрольного и планового сроков в правой верхней части документа или буквой "К" с указанием контрольного срока на отдельном специальном листе для указаний по исполнению документа. Отметка о контроле, как правило, проставляется красными цветом;

на документе, поступившем в электронном виде, не проставляется.

Текст документа составляют на русском языке - государственном языке Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Допускается составление текста на иностранном языке как перевода текста на русском языке в форме приложения.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, основанных на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных Руководителю Росстандарта или заместителю Руководителя Росстандарта (далее - руководство Росстандарта), текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("Совет постановляет", "Коллегия решила").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности Росстандарта, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Росстандарт не возражает", "Комиссия считает возможным").

Отметка о наличии приложения, указанного в тексте письма, отделяется от текста письма 1 (одним) межстрочным интервалом. Слово "Приложение" печатается без кавычек с красной строки. После слова "Приложение" ставится двоеточие.

Приложение оформляется в формате таблицы в одну строку, состоящей из 3-х столбцов, в которых:

В левой части указывается слово "Приложение:", которое выравнивается по абзацу 1,25, во втором столбце (при необходимости) указывается порядковый номер приложения, в третьем столбце указывается наименование документа, количество листов и экземпляров.

Образец оформления приложения:

Приложение: упомянутое на 5 л. в 2 экз.

Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием их наименований, числа листов и числа экземпляров; и нумерации, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, а указывается слово "брошюра".

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит "Подпись" оформляется в формате таблицы в одну строку, состоящей из 3-х столбцов, в которых:

в левой части указывается должность, которая выравнивается левому краю столбца, в правой части указываются инициалы и фамилия подписанта, которые выравниваются по правому краю столбца. Средняя часть таблицы остается для собственноручной или электронной цифровой подписи.

В случае если документ оформляется на бланке, то реквизит "Подпись", инициалы и фамилия подписанта, выравнивается по правому краю без таблицы.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами Росстандарта - документ оформляется на бумажном носителе и их собственноручные подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, при этом наименование должностей выравнивается по центру, а инициалы и фамилии по левому краю, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей Росстандарта - документ оформляется на бумажном носителе и их собственноручные подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа (несколькими ведомствами) первый лист оформляют на бумажном носителе без бланка. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, в котором готовился проект документа. Документы, содержащие поручения сотрудникам Росстандарта, должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой

Академии при

Правительстве

Российской Федерации

_____________ И.И.Иванов

"__" ________ 20__ г.

если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской

академии медицинских наук

от 05.06.2007 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления Российской

государственной

страховой компании

"Росгосстрах"

от 05.06.2007 N 10

если согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне визового документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны визовой копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту постановления Правительства Российской Федерации

"Об утверждении ________________________________________"

Таблица виз печатается на визовом варианте документа, с лицевой или оборотной стороны на последнем листе документа или же таблица виз оформляется на отдельном листе согласования, который прикладывается к документу, составленному на бумажном носителе.

Допускается, по усмотрению руководства Росстандарта, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Документы Росстандарта заверяются печатью с изображением Государственного герба.

Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Копия документа может заверяется штампами:

структурного подразделения, на которое возложены функции по документационному обеспечению Росстандарта (при наличии подлинника заверяет любую копию);

структурного подразделения, на которое возложены функции по вопросам кадров и государственной службы (кадровые документы и документы по личному составу);

структурного подразделения, в ведении которого находятся вопросы режимно-секретной работы. (документы ограниченного доступа и секретные документы);

структурного подразделения, на которое возложены функции ведения бухгалтерского учета и отчетности (финансовые и отчетные документы).

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, и печатается шрифтом Times New Roman размер 9, например:

Кравченко В.В.

Тел. 8 (499) 236-00-00

Расположение по левому краю листа можно установить путем нажатия кнопки "Выровнять по левому краю" на панели быстрого доступа вкладка "Главная" раздел "Абзац"

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения Росстандарта, в котором исполнен документ.

Отметка о регистрации документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметка о регистрации проставляется автоматически при регистрации документа в СЭДО. После регистрации отметка распечатывается на титульном листе (с лицевой или оборотной стороны) на принтере в автоматическом режиме.

Допускается отметку о поступлении документа в Росстандарт проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является машиночитаемый штрих-код, проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Поля каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм - левое;

20 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Реквизит "Адресат" печатается с отступлением в 4 см от верхнего края листа (для угловых бланков), 8 см от верхнего края листа (для продольных бланков) и 11 - 12 см от левого края листа (2, 4 и 9 - 10 на отметках верхней и боковой линеек текстового редактора Microsoft Word). Строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке.

Расположение текста по центру листа можно установить путем нажатия кнопки "Выровнять по центру" на панели быстрого доступа вкладка "Главная" раздел "Абзац"

Краткое содержание (если есть) пишется с отступлением в 11 см от верхнего края листа (отметка 9,5 на боковой линейке текстового редактора Microsoft Word) шрифтом Times New Roman размер 10 в интервале от 2 см до 8 см от левого края листа (в интервале отметок от 0 до 8 на верхней линейке текстового редактора Microsoft Word) не более 4 - 5 строк.

Текст документа распределяется равномерно между левым и правым краями страницы путем нажатия кнопки "Выровнять по ширине" на панели быстрого доступа вкладка "Главная" раздел "Абзац".

В случае если по тексту документа требуется перенести данные на другую строку с сохранением выравнивания текста по ширине и в целях корректного отображения файла в формате Word на автоматизированных рабочих местах (APMax) Руководителя (Ipad) исполнителю документа необходимо использовать следующий набор клавиш клавиатуры "Shift + CtrI + пробел".

При этом курсор мыши должен находиться между словом/цифрой/знаком, который требуется перенести на другую строку, и следующим за ним словом, без пробела, например:

"набор|клавиш" после нажатия "Shift + Ctrl + пробел" в тексте будет отображаться следующим образом "набор°клавиш".