2.1. Система документации Росстандарта

2.1.1. При работе с документами Росстандарт руководствуется Перечнем систем документации, входящих в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

2.1.2. Система документации Росстандарта включает в себя:

проекты законодательных актов Российской Федерации, проекты актов Президента Российской Федерации, проекты актов Правительства Российской Федерации, проекты актов Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, а также нормативные правовые акты Росстандарта;

сопроводительные документы и приложения к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, проектам актов Правительства Российской Федерации, проектам актов Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, а также нормативным правовым актам Росстандарта;

организационно-распорядительные и протокольные документы, изданные в Росстандарте: приказы Руководителя Росстандарта, протоколы заседания коллегий Росстандарта, протоколы совещаний у Руководителя Росстандарта, заместителей Руководителя Росстандарта и руководителей структурных подразделений Росстандарта, протоколы оперативных совещаний у Руководителя Росстандарта, поручения (перечни поручений) Руководителя Росстандарта и иные документы;

иные документы (включая служебную переписку), обусловленные необходимостью выполнения полномочий Росстандарта;

обращения граждан, а также документы, относящиеся к их рассмотрению;

документы Архива Росстандарта.

2.1.3. Порядок оформления документов в делопроизводстве Росстандарта (далее - порядок оформления документов) установлен в соответствии с государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта от 3 марта 2003 года N 65-ст.

2.1.4. Порядок оформления документов обязателен для применения в делопроизводстве всеми сотрудниками Росстандарта.

2.1.5. Порядок оформления документов распространяется на все организационно-распорядительные документы, образующиеся в делопроизводстве Росстандарта - приказы, поручения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (класс 0200000) 2 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

2.1.6. Регистрация документов, учет и контроль их исполнения, осуществляется с помощью СЭДО.

2.1.7. Обеспечение функционирования и развития СЭДО осуществляет Отдел делопроизводства совместно со структурным подразделением, ответственным за информационно-техническое обеспечение Росстандарта, (далее - Отдел ИТО).

2.1.8. СЭДО позволяет создать единую базу данных с информацией:

о всех входящих, внутренних и исходящих документах;

о движении подлинников и копий документов в Росстандарте;

о ходе исполнения документов и поручений по ним;

о подшивке документов в дело и передаче их в Архив Росстандарта.

2.1.9. СЭДО предоставляет возможность работать с электронными копиями документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов и поручений, оперативно получать статистические отчеты по документообороту в Росстандарте, а также получать информацию об архивном хранении документов, вышедших из делопроизводства.

2.1.10. Основной единицей хранения информации в СЭДО является регистрационная карточка документа (далее - РК СЭДО). Она содержит заранее определенный и неизменный набор реквизитов документа.

2.1.11. Работа в СЭДО основывается на принципе однократной регистрации документа. Единожды зарегистрированные в СЭДО документы при поступлении в структурные подразделения не регистрируется.