4.1. Выявление видов и разновидностей документов, их включение в статьи Перечня документов целесообразно осуществлять по системам и видам документации

- типовая управленческая и научно-техническая документация (на основе перечней типовых архивных документов);

- документация, отражающая специфику деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций.

На данном этапе помимо выявления состава документов изучается порядок документирования деятельности ФОИВ и подведомственных ему организаций (в т.ч. согласование документов, предоставление отчетности подведомственными организациями и территориальными органами, реализация функций контроля (надзора) и т.д.).

Сведения, выявленные в результате анализа видового состава документов, целесообразно обобщить в базе данных (см. Приложение 4).

4.1.1. При изучении состава типовой управленческой документации необходимо сравнить виды и разновидности документов, образующихся в деятельности ФОИВ, с теми, которые указаны в перечнях типовых архивных документов. При наличии особенностей их следует отразить в Перечне документов (конкретизировать заголовки, включить дополнительные статьи в типовые разделы и т.д.).

В Перечень документов не включаются типовые статьи, не имеющие отношения к данному ФОИВ и подведомственным ему организациям.

В статьях Перечня документов не используются литерные пункты (а, б, в...), конкретизирующие место хранения документов (например, по месту разработки, рассмотрения, принятия, подписания, издания, у ответственного исполнителя). Сроки хранения распределяются по соответствующим звеньям Перечня документов.

4.1.2. Выявленные виды и разновидности документов группируются в статьи.

В одну статью может включаться:

- один вид документов (например, "Номенклатура должностей");

- несколько видов документов (например, "Отчеты, справки об объеме документооборота в организации"), если они относятся к одному вопросу, процессу и, как правило, имеют одинаковый срок хранения.

Если в статье перечисляется более двух видов документов, рекомендуется объединять их следующим образом: указывать слово "документы", затем в скобках перечислять виды документов, после закрытия скобок уточнять - по какому вопросу, по каким видам деятельности.

Например:

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки, сведения) структурных подразделений по основной (профильной) деятельности

Если указанные в статье документы образуются в процессе разработки основного документа, то вначале приводится вид основного документа, а затем виды вспомогательных документов - в скобках после обобщающего слова "документы".

Например:

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

Исключение составляют виды документов, отражающих деятельность коллегиальных органов, которые перечисляются через запятую.

Например:

Протоколы, постановления, решения, стенограммы...

Документы при этом перечисляются в порядке значимости (от основных - к вспомогательным, от комплексных - к частным и т.п.).

Научно-технические документы могут располагаться в соответствии с этапами (стадиями) конструирования, проектирования, разработки.

Использование формулировки "и др." ("и другие документы", "и другие") после перечисления видов документов допускается лишь в порядке исключения: если состав документов не указан в нормативных актах и стандартах или указан частично, или если нормативными актами определено, что он устанавливается организацией самостоятельно.

Например:

Договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации информационных систем и документы к ним (технические задания, акты классификации, планы, перечни и другие)

Результаты НИР, прилагаемые к отчетам, подлежащие включению в ЕГИСУ (рукописи, методические разработки, справочники и другие документы)

Необоснованное использование формулировки "и другие документы" ("и другие") недопустимо, поскольку позволит расширительно толковать положения Перечня, нивелирует его нормативный характер.

Комплекты научно-технической документации включаются в Перечень документов с раскрытием или без раскрытия их состава по аналогии с Перечнем НТД.

Вид управленческого документа, как правило, конкретизируется в наименовании его разновидности, связанной с автором, корреспондентом, вопросом, объектом документирования.

Если документы нескольких видов (разновидностей), относящиеся к одному вопросу, тематике, сгруппированы в одной статье, но имеют разный срок хранения, статья разбивается на пункты.

Например:

Приказы:

а) по основной (профильной) деятельности;

б) по административно-хозяйственной деятельности

Различия в сроках хранения отдельных видов документов, включенных в статью, могут быть оговорены в примечании.

Например:

Заголовки видов и разновидностей документов в Перечне должны быть краткими и четкими. Вначале приводится вид (разновидность) документа, затем вопрос, отраженный в нем.

Например:

Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи

Переписка по вопросам охраны труда

При этом вопросы, отраженные в документах, указываются в обобщенной форме без излишней детализации.

Если вид документа не имеет разновидностей, связанных с тематикой, допускается не указывать отраженные в нем вопросы.

Например:

Счета-фактуры

Путевые листы

Авторы или корреспонденты указываются в статьях, сформированных по соответствующему (авторскому или корреспондентскому) признаку.

Например:

Документы (акты, протоколы, постановления, определения, заключения, запросы, заявления, переписка) административных комиссий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований

Протоколы комиссий и групп по международному сотрудничеству

При составлении заголовков, относящихся к переписке, корреспондент может указываться, если это влияет на срок хранения документов.

Например:

Переписка со страховыми организациями по обязательному медицинскому страхованию

В других случаях корреспонденты указываются не в Перечне документов, а в номенклатурах дел.

Авторы и корреспонденты указываются в статьях Перечня документов, как правило, обобщенно, без указания конкретного названия органа, организации, структурного подразделения. Исключение может быть сделано для наиболее важных российских и международных государственных органов, объединений, финансовых институтов и др. (например, Правительство Российской Федерации, Исполнительный комитет СНГ, Центральный банк Российской Федерации и т.д.).

Названия видов и разновидностей документов, зафиксированные в законодательных и иных нормативных правовых актах, приводятся полностью. Следует стремиться к единой, унифицированной форме составления заголовков в рамках всего Перечня документов.

В статьи Перечня документов включаются реестры, базы данных и иные информационные ресурсы.

Если в системе электронного документооборота (СЭД) или системе хранения электронных документов (СХЭД) ФОИВ осуществляется хранение документов различных видов и разновидностей (приказов по основной деятельности и личному составу, документов текущего и перспективного планирования, первичной и сводной финансовой и статистической отчетности, договоров), имеющих разные сроки хранения, виды документов вносятся в разные статьи Перечня. СЭД (СХЭД) отдельной статьей в Перечень не включается. Сроки хранения баз данных СЭД (СХЭД) устанавливаются в соответствии со статьей 182 Перечня типовых управленческих архивных документов.

В заголовки статей, включающих книги, картотеки, журналы, целесообразно добавлять через запятую "базы данных", поскольку данные документы могут создаваться в электронном виде. Допускается также указание на электронную форму их ведения в примечаниях.

Рекомендуется включать в статьи Перечня не только виды (разновидности) документов, но и документированную информацию в различных формах (например, заявки, оформленные через заполнение электронной формы при реестровой форме получения услуг; записи в информационной системе; видеозаписи и аудиозаписи и др.). Отдельные файлы данных, полученные, например, в результате телеметрии или испытаний изделия, продукции, целесообразно включать в Перечень под заголовком "данные о (указание вопроса, вида деятельности, объекта измерения)".

При включении в Перечень государственных и муниципальных информационных систем следует приводить наименование системы, указанное в нормативном акте (концепции, положении).

Поскольку информационная система включает в себя технические и технологические средства, срок хранения для которых не определяется Перечнем, целесообразно в названии статьи использовать формулировку "база данных информационной системы".

Например:

База данных информационной системы по ведению государственного учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения

При этом следует учитывать, что базы данных подсистем одной системы могут иметь разные сроки хранения, в таких случаях их следует включить в разные статьи Перечня или выделить в одной статье пункты (а, б, в...).

Сроки хранения баз данных определяются на основании сроков хранения документов, включенных в базу данных.

Например:

База данных комплекса программных средств "Правоохрана - Административные правонарушения", срок хранения которой в Перечне ФТС России определен следующим образом: "В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу данных" <8>.

--------------------------------

<8> Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной таможенной службы, ее территориальных органов и организаций, находящихся в ведении ФТС России, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом ФТС России от 6 сентября 2021 г. N 747. Статья 926.

Если база данных выполняет функции журнала учета, регистрации, срок ее хранения устанавливается по аналогии со сроками хранения соответствующих журналов.

Например:

База данных автоматизированной системы контроля и учета использования акцизных марок для маркировки алкогольной и табачной продукции (КПС "Марка-К"), срок хранения которой - 5 лет после использования марок <9>.

--------------------------------

<9> Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной таможенной службы, ее территориальных органов и организаций, находящихся в ведении ФТС России, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом ФТС России от 6 сентября 2021 г. N 747. Статья 830.

Управленческие документы, связанные с ведением и использованием информационной системы, включаются в раздел Перечня, к которому относится данная система по своим функциям и назначению, и могут быть указаны в отдельной статье (статьях).

Если информационная система имеет сложную структуру, ее ресурсы могут быть включены в разные статьи Перечня.

Например, входящие в состав автоматизированной информационной системы (АИС) "Налог-3" реестры: Единый государственный реестр юридических лиц, Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей, Единый государственный реестр налогоплательщиков включены в разные статьи Перечня Федеральной налоговой службы <10>.

--------------------------------

<10> Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федеральной налоговой службы от 2 ноября 2021 г. N ЕД-7-10/952. Статьи 288 - 302.

Документы, подтверждающие записи реестра, в бумажной и электронной форме ("реестровое дело"), как правило, имеют срок хранения самого реестра, даже если отдельные виды документов (сведения, заключения) обычно имеют меньший срок хранения. Целесообразно включать их в Перечень с формулировкой "(Государственный) реестр (регистр, кадастр - наименование) и документы (виды документов согласно нормативным актам) по его ведению".

Научно-технические документы, связанные с проектированием, внедрением и эксплуатацией информационных систем, включаются в раздел "Информатизация деятельности" или отдельный раздел, включающий документы по информационным системам и технологиям.