3. Основные требования к формированию электронных документов

В соответствии с Приказом N 61н электронные документы:

составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных Приказом N 61н простой электронной подписью;

формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодам.

Можно изменять размер граф и строк, включать дополнительные строки (подразделы), которые предусмотрены унифицированной формой, добавлять вкладные листы.

Реквизитный состав определен в соответствии с требованиями федерального стандарта бухгалтерского учета государственных финансов "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации России от 31.12.2016 N 256н (далее - СГС "Концептуальные основы"). Не допускается исключение субъектами учета отдельных реквизитов из унифицированных форм электронных документов.

Электронный первичный учетный документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения (уполномоченного им лица). Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет.

Приказом N 61н установлено, что форма электронных документов состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

При заполнении электронных документов в кодовой зоне заголовочной части формы и в содержательной части формы даты указываются в формате "ДД.ММ.ГГГГ". Необходимо предусмотреть настройку формата даты в информационных системах бухгалтерского учета субъектов учета в соответствии с требованиями Приказом N 61н.

Заголовочная часть формы электронного документа содержит общие для всех форм электронных документов реквизиты:

наименование формы, код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД);

дата, на которую представлены содержащиеся в электронном документе сведения (дата формирования сведений);

информация об учреждении (субъекте учета), составившем документ, с отражением в кодовой зоне его уникального кода, соответствующего номеру реестровой записи реестра участников бюджетного процесса, а также юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса;

наименование вышестоящей организации - главного распорядителя бюджетных средств, главного администратора доходов и (или) наименование федерального органа государственной власти (органа государственной власти субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления), федерального государственного органа (государственного органа субъекта Российской Федерации), осуществляющего функции и полномочия учредителя в отношении государственного (муниципального) учреждения, с указанием в кодовой зоне кода главы по бюджетной классификации Российской Федерации;

наименование бюджета бюджетной системы Российской Федерации, в отношении которого осуществляются полномочия администрирования доходов бюджета с указанием в кодовой зоне уникального кода бюджета соответствующего публично-правового образования, идентифицирующего его по территориальному расположению на территории Российской Федерации, сформированного с использованием кода по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО);

наименование единицы измерения с указанием кода по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ), для иностранной валюте указывается код по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ).

Заголовочная часть формы электронного документа в зависимости от содержания отражаемого факта хозяйственной жизни может содержать дополнительные реквизиты:

наименование акта субъекта учета (обособленного подразделения) о создании комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов (активов) (далее - Комиссия) с указанием в кодовой зоне даты и номера документа;

реквизиты локального акта (например, приказа, распоряжения), которым установлен порядок принятия решения Комиссией (например, решения о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам, о признании сомнительной задолженности по доходам и (или) решения о восстановлении сомнительной задолженности по доходам, о списании задолженности, невостребованной кредиторами, о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов) с указанием даты и номера документа

Содержательная часть формы электронного документа представляется в виде табличной и (или) текстовой частей, содержащих наименования показателей, а при наличии - кодов показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации, а также содержание операции и соответствующие значения в натуральном и (или) денежном выражении.

Приказом N 61н определена структура кодов показателей по соответствующим классификаторам (классификациям) технико-экономической информации. Необходимо предусмотреть настройку соответствующих классификаторов и справочников и порядок формирования кодов показателей в информационных системах бухгалтерского учета субъектов учета в соответствии с требованиями Приказа N 61н.

Оформляющая часть формы электронного документа содержит электронные подписи (с расшифровкой) должностных лиц.

В соответствии с СГС "Концептуальные основы" предусмотрено два варианта подписания электронных документов: простая электронная подпись (далее - ЭП) и квалифицированная электронная подпись (далее - ЭЦП). Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, можно принять к учету только при наличии в них и квалифицированной ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера.

В электронных документах многие разделы подписываются простой ЭП сотрудниками, составляющими этот документ; квалифицированной ЭЦП утверждать документ будет руководитель учреждения (уполномоченное лицо). Квалифицированные ЭЦП, помимо руководителя, потребуются для подписания документов главным бухгалтером и кассиром.

В оформляющей части формы электронного документа, предусматривающего его подписания членами Комиссии, предусмотрен особый порядок заполнения реквизита "Особые отметки" и подписания членами Комиссии с формированием листа голосования.

Лист голосования подписывается членами комиссии простой ЭП, председателем комиссии - ЭЦП. При подписании членов Комиссии листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отображаются подписи членов Комиссии.

Если при межведомственном обмене информацией в форме электронных документов, в том числе при осуществлении централизуемых полномочий, предусмотрена передача скан-копий первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на лицо, отвечающее за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) за формирование и (или) передачи такой скан-копии. Передача скан-копии первичного учетного документа для отражения в учете осуществляется при условии ее подписания квалифицированной электронной подписью должностным лицом, отвечающим за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Реквизиты и коды заполняются по Общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации. Для автоматического формирования электронных документов необходимо привести справочники в информационных системах бухгалтерского учета субъектов учета в соответствие с требованиями законодательства.

При централизации бухгалтерского учета взаимодействие уполномоченной организацией и субъектов централизованного учета в рамках осуществления централизуемых полномочий обеспечивается в том числе путем информационного взаимодействия государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами "Электронный бюджет" (далее - ГИИС "Электронный бюджет") с информационными системами бухгалтерского учета субъектов централизованного учета (далее - ИС бухгалтерского учета).

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2015 N 658 "О государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами "Электронный бюджет" Министерство финансов Российской Федерации обеспечивает создание и развитие системы "Электронный бюджет", в том числе разрабатывает и (или) принимает в пределах своих полномочий нормативные правовые акты.

Для обеспечения миграции данных и передачи электронных документов необходимо провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС "Электронный бюджет" и ИС бухгалтерского учета в соответствии нормами и требованиями, действующими на 01 января 2022 г. Перечень классификаторов, используемых при формировании электронных документов, поименован в Приказе N 61н.