4.5.7. Работа с документами, адресованными в управление, начальнику управления, начальнику самостоятельного подразделения (отдела)

4.5.7.1. Если руководители структурных подразделений Агентства указаны в РК документов в качестве адресатов или в утвержденных резолюциях исполнителями (головными или соисполнителями), документы поступают по СЭД Росжелдора непосредственно им либо должностным лицам, их замещающим (в приемные руководителей, помощникам руководителя), - в зависимости от индивидуальных настроек в СЭД Росжелдора.

4.5.7.2. Поступившие в Агентство документы на бумажных носителях, адресованные начальникам управлений (начальнику самостоятельного отдела) и в управления (самостоятельный отдел), сканируются и регистрируются в управлениях (самостоятельном отделе).

Корреспонденция на бумажном носителе получается в Экспедиции работником, ответственным за делопроизводство в управлении (самостоятельном отделе).

Делопроизводитель управления просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает начальнику управления.

Документы, прошедшие регистрацию в отделе документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления, и направленные на исполнение в управление, поступают в это управление с регистрационным штампом отдела документационного обеспечения и архивов Административно-правового управления. В управлениях эти документы не регистрируются.

Поступившие (по каналам МЭДО) в Агентство документы в электронном виде, адресованные начальникам управлений и в управления (начальникам самостоятельных отделов), регистрируются в управлениях (самостоятельных отделах).

4.5.7.3. Порядок работы (сканирование, регистрация, доведение до исполнителей) с документами, адресованными в управление и имеющими отметку о конфиденциальности, приложения нестандартных размеров, с брошюрами, книгами, оригиналами финансовых документов, оригиналами документов, поступивших в Агентство для подписания и визирования, аналогичен порядку, изложенному в пункте 4.5.4. настоящей Инструкции.

4.5.7.4. В каждом управлении (самостоятельном отделе) должны быть определены работники, ответственные за регистрацию в СЭД Росжелдора входящих и исходящих документов.

4.5.7.5. Подписанные руководством управления документы передаются делопроизводителю управления для регистрации и подготовки на отправку.

4.5.7.6. Регистрационные номера входящих документов управлений состоят из индекса управления, индекса дела по номенклатуре дел, после косой черты - порядкового номера документа, например: АУ-10/625, где АУ - индекс Административно-правового управления, 10 - индекс дела по номенклатуре дел, 625 - порядковый номер документа.

Регистрационные номера исходящих документов управлений состоят из индекса управления, индекса дела по номенклатуре дел, после косой черты - порядкового номера документа и приставки "ис", например: УТБ-9/37-ис.

Делопроизводитель управления регистрирует документ, заверяет его копии и производит соответствующие отметки в СЭД Росжелдора.