3.1. Принципы организации документооборота

3.1.1. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

Вся документация Министерства, подготовленная на бумажных носителях и электронные документы (без предварительного документирования на бумажных носителях), делится на три документопотока:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, Регламентом Министерства, настоящей Инструкцией, Регламентом использования Системы электронного документооборота при организации делопроизводства в Минэкономразвития России, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 4 декабря 2010 г. N 613, положениями о структурных подразделениях и иными правовыми актами.

3.1.3. Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их доставки, передачи или создания подлежат регистрации.

Документы регистрируются в Министерстве один раз.

3.1.4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится в структурных подразделениях в соответствии с их полномочиями.

3.1.5. Регистрация документов, а также учет количества документов по Министерству в целом или по отдельным структурным подразделениям осуществляются с помощью СЭДО.

Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в СЭДО, приведен в приложении N 24 к настоящей Инструкции.

3.1.6. Порядок образования регистрационных номеров при регистрации документов в СЭДО приведен в приложении N 24а к настоящей Инструкции.

3.1.7. Для осуществления поиска документа используются поисковые карточки СЭДО, где указаны основные реквизиты документа и (или) указания по исполнению документа (резолюции). При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: наименование вида документа, дата принятия, номер документа, содержание (любое слово или фраза) и тому подобное.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

3.1.8. При необходимости доступ к поиску и чтению электронных копий документов в СЭДО может быть ограничен для сотрудников Министерства, в чью компетенцию не входит работа с соответствующими документами в рамках исполнения должностных обязанностей.