I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера", постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации", постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти", приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 "Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный N 22304), Положением о Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2018 г. N 682, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст (далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Минобрнауки России независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий. Организация делопроизводства в Минобрнауки России осуществляется с использованием информационной системы электронного документооборота (далее - СЭД) Минобрнауки России.

Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в Минобрнауки России, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы в Минобрнауки России с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - граждане), организаций и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций, порядок рассмотрения которых регулируется Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регулируются приказом Минобрнауки России от 13 июня 2023 г. N 598 "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации и организациях, подведомственных Министерству науки и высшего образования Российской Федерации (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 августа 2023 г., регистрационный N 74982) (далее - приказ Минобрнауки России от 13 июня 2023 г. N 598).

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности Минобрнауки России осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

1.8. Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении Минобрнауки России государственных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

1.9. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, установленных Инструкцией, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.

1.10. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в Минобрнауки России на основе единой политики и принципов, в том числе посредством применения современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Минобрнауки России (далее - структурные подразделения) осуществляет Департамент государственной службы и административной деятельности.

1.11. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства в Минобрнауки России возлагается на Министра науки и высшего образования Российской Федерации (далее - Министр) либо на лицо, исполняющее его обязанности.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на их руководителей либо лиц, исполняющих их обязанности.

1.12. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется федеральными государственными гражданскими служащими (далее - государственные служащие), ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях (далее - государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях).

Должностные обязанности, права и ответственность государственных служащих Департамента государственной службы и административной деятельности, государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, определяются должностными регламентами.

1.13. При переходе на другую работу государственных служащих, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, передача всех документов вновь назначаемым государственным служащим производится по актам приема-передачи документов и дел, которые утверждаются руководителями структурных подразделений.

1.14. О случаях утраты зарегистрированного подлинника (оригинала) документа государственный служащий структурного подразделения обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения, после чего составляется акт об утрате зарегистрированного подлинника (оригинала) документа, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, а затем предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

Департаментом государственной службы и административной деятельности организуются регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях. О результатах проверок докладывается руководству Минобрнауки России.

1.15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в период временной нетрудоспособности, в случае увольнения, смены должностных обязанностей или перевода в другое структурное подразделение, за исключением перевода внутри структурного подразделения, государственные служащие структурных подразделений обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы государственному служащему, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому государственному служащему по указанию руководителя структурного подразделения.

1.16. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности Минобрнауки России, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.17. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом Минобрнауки России по согласованию с Федеральным архивным агентством.