II. Основные понятия

2. В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

виза - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

внутренняя (внутриведомственная) переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Минобрнауки России;

дело - отдельный документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Минобрнауки России, помещенный в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в Минобрнауки России;

дипломатическая почта - корреспонденция, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты, которая предназначена для обеспечения внешнеполитической деятельности Российской Федерации, взаимодействия Министерства иностранных дел Российской Федерации, иных федеральных государственных органов с дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Российской Федерации, представительствами Российской Федерации при международных (межгосударственных, межправительственных) организациях (далее - загранучреждения), а также между загранучреждениями;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Минобрнауки России;

документирование - фиксация информации на материальных носителях по установленным правилам;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

иностранная корреспонденция - корреспонденция, поступающая из иностранных посольств, консульств, министерств и ведомств, компаний, фондов, ассоциаций и других иностранных организаций, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

лист согласования (визирования) документа - часть документа с отметками (визами) о согласовании;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Минобрнауки России, с указанием сроков их хранения;

нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Минобрнауки России и созданных им за определенный период;

официальный документ - документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов, установленных Инструкцией;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

рассмотрение входящих документов - изучение документов, поступивших в Минобрнауки России, для определения должностного лица Минобрнауки России, наделенного полномочиями по их рассмотрению в соответствии с установленным в Минобрнауки России распределением обязанностей между Министром, его заместителями и иными должностными лицами;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

резолюция (поручение) - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система (компьютерная программа, программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение, регистрация), а также взаимодействие между государственными служащими (направление документов, поручений, отправка уведомлений и т.п.);

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также государственные служащие, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях;

служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан;

унифицированная форма документа - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением автоматизированной информационной системы;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.