8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел Минобрнауки России

8.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве Минобрнауки России разрабатывается номенклатура дел.

Номенклатура дел Минобрнауки России закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел Минобрнауки России включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, определяющим деятельность Минобрнауки России, Положением о Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2018 г. N 682, Регламентом Минобрнауки России, положениями о структурных подразделениях Минобрнауки России, утвержденными соответствующими приказами Минобрнауки России, штатным расписанием Минобрнауки России, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными правовыми актами Минобрнауки России, содержащими сведения об образующихся в деятельности Минобрнауки России документах, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утвержденными в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Номенклатура дел Минобрнауки России составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, от граждан.

8.1.3. В Минобрнауки России составляются номенклатуры дел структурных подразделений в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 19 к Инструкции, и сводная номенклатура дел Минобрнауки России в соответствии с образцом, приведенным в приложении N 20 к Инструкции.

8.1.4. Структурные подразделения ежегодно, не позднее 15 ноября текущего года разрабатывают проект номенклатуры дел своего структурного подразделения на следующий год.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется государственными служащими, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Департамент государственной службы и административной деятельности для согласования.

Вновь созданное или реорганизуемое структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения и представляет ее в Департамент государственной службы и административной деятельности.

Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел структурных подразделений, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Департамент государственной службы и административной деятельности.

Департаментом государственной службы и административной деятельности на основе данных структурных подразделений об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы их номенклатуры дел, готовится дополнение к сводной номенклатуре дел Минобрнауки России, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной сводной номенклатуре дел Минобрнауки России подписывается руководством Департамента государственной службы и административной деятельности и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в Минобрнауки России в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру сводной номенклатуры дел Минобрнауки России.

Ответственность за организацию своевременного составления номенклатуры дел структурных подразделений и представление ее в Департамент государственной службы и административной деятельности возлагается на руководителей структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения готовится в двух экземплярах: первый экземпляр остается в структурном подразделении, второй экземпляр передается в Департамент государственной службы и административной деятельности.

8.1.5. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России составляется Департаментом государственной службы и административной деятельности на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел Минобрнауки России согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального казенного учреждения "Государственный архив Российской Федерации" (далее - ЭПК). В случае изменения функций и структуры Минобрнауки России сводная номенклатура дел Минобрнауки России подлежит переработке, согласованию с ЭПК и утверждению.

8.1.6. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России подписывается руководством Департамента государственной службы и административной деятельности, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Минобрнауки России (далее - ЦЭК), утверждается Министром.

8.1.7. Утвержденная сводная номенклатура дел Минобрнауки России рассылается в структурные подразделения в электронном виде для использования в работе.

8.1.8. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России готовится в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и помещается в дело Департамента государственной службы и административной деятельности. Второй экземпляр передается в архив Минобрнауки России в качестве учетного документа. Третий экземпляр - в федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (далее - Государственный архив Российской Федерации).

Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Департаменте государственной службы и административной деятельности в электронном виде.

8.1.9. Сводная номенклатура дел Минобрнауки России в конце года уточняется, согласовывается с ЦЭК, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.10. Порядок заполнения граф номенклатуры дел Минобрнауки России приводится в приложении N 21 к Инструкции.