3.1 Особенности учета документов личного происхождения. Основные и вспомогательные учетные документы

Организация учета документов личного происхождения обусловлена особенностями создания и передачи на архивное хранение документов личного происхождения:

- неограниченный во времени период комплектования,

- поступление документов в неупорядоченном виде,

- поступление документов в один фонд из разных источников комплектования,

- неравномерность поступлений по количеству документов,

- непостоянные объемные характеристики фондов личного происхождения,

- широкие хронологические рамки документов фондов, выходящие за пределы дат жизни фондообразователя.

Так, личный фонд может комплектоваться в течение продолжительного времени. Документы для пополнения фонда могут передаваться самим фондообразователем, членами его семьи, знакомыми и друзьями. В редких случаях документы могут поступать из организаций, в которых фондообразователь работал, или от лиц, собирающих материалы о нем (например, от почитателей творчества того или иного актера или артиста). В архивы могут поступить коллекции фотографов. Личные фонды пополняются неравномерно. Документы в них могут поступать частями, отдельными комплексами и даже в виде отдельных документов. Нередко личный фонд пополняется уже после смерти фондообразователя.

В связи с поступлением документов в неупорядоченном состоянии, часто в россыпи, возникает необходимость составления сдаточных описей, по которым документы ставятся на учет (см. подраздел 1.1 Методических рекомендаций).

Особенности формирования и состава документов фондов личного происхождения, указанные выше, обусловили специфику их государственного учета:

- совместный учет документов советского и досоветского, а также советского и постсоветского периодов в пределах одного фонда;

- учет документов, не прошедших научное описание.

Большую роль играет и оперативность ведения учетных документов для своевременной фиксации новых поступлений.

В соответствии с пунктом 22.1 Правил учетными единицами документов личного происхождения являются архивный фонд (архивная коллекция) личного происхождения (подраздел 2.1 Методических рекомендаций), единица хранения (для документов на бумажном носителе и электронных документов) и единица учета для аудиовизуальных документов на аналоговых носителях (при нефондовой организации их хранения).

Архивные документы личного происхождения, поступившие в неупорядоченном виде, учитываются в сдаточной описи по условным единицам хранения, которые могут содержать:

- один документ (альбом, рукопись);

- несколько документов:

- объединенных по тематическому принципу (переписка, стихотворения);

- записанных на одном носителе (тетрадь, микрофильм, CD и др.).

Итоговая запись сдаточной описи включает суммарный итог условных единиц хранения (документов, листов, Мб).

На этапе научного описания документов составляются:

- акт описания архивных документов, переработки описей;

- акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных;

- акт о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов;

- акт приема на хранение документов личного происхождения;

- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (при отказе фондосдатчика забрать документы, не отобранные на постоянное хранение с государственный (муниципальный) архив).

На этапе хранения документов составляются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт о неисправимых повреждениях архивных документов;

- акт о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны;

- акт проверки наличия и состояния документов.

Не допускается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.

Поступление, выбытие, наличие, состав, количество и состояние архивных дел, документов личного происхождения фиксируются в обязательных учетных документах архива:

- книге учета поступлений документов;

- списке фондов;

- листе фондов (Приложение 7 к Методическим рекомендациям) (листе учета аудиовизуальных документов - при нефондовой организации хранения аудиовизуальных документов личного происхождения);

- описях дел, документов;

- описях электронных дел, документов;

- деле фонда (деле сдатчика документов - при нефондовой организации хранения аудиовизуальных документов личного происхождения);

- паспорте архива;

- листе-заверителе дела.

Учет поступления документов личного происхождения на архивное хранение ведется по книге учета поступлений документов.