4.4.1. ИС "Архив" предназначена для постоянного хранения и организации учета, сохранности, обработки, упорядочения и использования электронных документов, поиска таких документов по их атрибутам, автоматизации учета и контроля местонахождения архивных документов в бумажном виде, автоматизации и управления процессом перевода бумажных документов в электронный вид.
4.4.2. ИС "Архив" в том числе включает в себя:
инструментарий для автоматизации деятельности архивов в части реализации процессов учета, отбора, обработки, упорядочения хранения и использования архивных документов;
средства автоматизации процедур планового перевода и перевода по запросам, включая автоматизированное формирование отсутствующих описей бумажных дел (томов дел) на основе имеющихся в унаследованных информационных системах данных о поступивших документах;
средства для обеспечения надежного и постоянного хранения электронных документов, поиска таких документов по их атрибутам;
средства для формирования аналитических материалов и статистической отчетности.
4.4.3. ИС "Архив" обладает следующими свойствами:
имеет централизованную базу данных для размещения единого структурированного каталога архива, содержащего сведения о наличии и размещении в архиве документов в бумажном и электронном виде;
имеет в своем составе средства управления каталогом архива дел;
обеспечивает защищенный доступ и разграничение доступа к ресурсам ИС "Архив" на основании ролевой модели для пользователей ИС "Архив";
обеспечивает возможность постоянного доступа ко всей хранимой информации для всех пользователей ИС "Архив" независимо от места их нахождения с учетом разграничения доступа;
обеспечивает одновременную работу в ИС "Архив" до одной тысячи пользователей.
4.4.4. ИС "Архив" должна предусматривать в том числе следующие функции:
1) в части формирования и ведения архива:
создание в ИС "Архив" дел (томов дел) с их идентификацией по кадастровому номеру объекта недвижимости или номеру записи в книге учета входящих документов в случае отсутствия кадастрового номера (по документам, которые не были должным образом оформлены в унаследованных информационных системах);
возможность миграции данных из унаследованных систем (в части кадастровых дел и дел правоустанавливающих документов);
возможность загрузки накопленных электронных образов документов с внешних носителей;
включение в состав дела (тома дела) описаний (метаданных) документов, входящих в состав пакета документов, представленных для осуществления учетно-регистрационных действий; установление связи между описанием документа и его образом и электронными подписями;
автоматический контроль качества создаваемых электронных документов (электронных образов документов);
автоматическое распознавание типа и вида сканируемых документов;
автоматическое присвоение имени документам, папкам с одновременным автоматическим подписанием файлов УКЭП;
автоматическое отслеживание сроков хранения документов, определенных приказом N П/666;
автоматическое формирование различных описей (описей томов дела, описей документов и (или) дел на уничтожение), титульного листа;
автоматическое распознавание данных, содержащихся в сканируемых документах (печатного и рукописного текста, схем, таблиц и т.д.);
автоматическое деление файла, состоящего из нескольких документов, на отдельные документы с автоматическим присвоением им имен и с предоставлением возможности их подписания УКЭП;
2) в части использования архивных документов:
поиск и предоставление полных сведений о документах в составе дел (томов дел);
поиск и предоставление информации о местонахождении дела (тома дела) в архиве;
предоставление по запросам сведений, документов в форме электронных документов (электронных образов документов) согласно частям 6, 13 статьи 62 Закона о недвижимости, пункту 53 приказа N П/666;
возможность просмотра документов в форме электронных документов (электронных образов документов);
представление в человеко-читаемом виде XML-документов, помещенных в дело (том дела), книг учета входящих документов (из унаследованных информационных систем);
отображение сведений об электронной подписи на документе;
3) в части автоматизации процесса планового перевода и перевода по запросам:
настройка состава операций обработки документов и шаблонов обработки бумажных документов для различных типов документов и сканеров;
диспетчеризация заданий на сканирование между операторами и сканерами;
автоматическая коррекция изображений;
возврат документа на повторное сканирование при обнаружении неустранимых ошибок сканирования;
привязка образов документов к их описаниям из каталога архива;
передача файлов отсканированных документов в подсистему хранения после завершения их обработки;
4) в части обеспечения информационной безопасности и защиты данных:
аутентификация пользователей при входе в ИС "Архив";
разграничение прав доступа пользователей к ресурсам и функциям ИС "Архив" на основании ролевой модели;
аудит действий пользователей по внесению, изменению и удалению данных;
аудит попыток несанкционированного доступа;
ведение журнала произведенных операций с документом, томом или делом;
настройка и поддержка резервного копирования и архивирования;
восстановление ИС "Архив" из резервной копии;
5) в части контроля состояния архива:
формирование параметризированных аналитических отчетов:
статистика поступления документов в архив за заданный период (в разрезе регионов, отделов, сотрудников, объектов);
статистика создания электронного архива за заданный период (в разрезе регионов, отделов, сотрудников, объектов);
статистика миграции данных из унаследованных информационных систем (в разрезе регионов, унаследованных информационных систем);
статистика исполнения заданий за заданный период (по типам заданий, в разрезе регионов, отделов, сотрудников, объектов);
список невозвращенных дел в архив за заданный период;
список заказанных дел (документов) архива за заданный период;
список заданий (в разрезе типов заданий);
динамика пополнения физического хранилища архива;
формирование статистических данных по использованию подсистемы хранения электронных документов;
мониторинг загруженности системы хранения данных и системы управления базами данных подсистемы хранения электронных документов;
6) в части организации архивного делопроизводства:
формирование заданий на оформление дела (тома дела) и контроль их исполнения;
формирование заданий на подготовку копий или электронных образов бумажных документов и контроль их исполнения;
формирование заданий на подготовку материалов дела и выдачу их из архива, контроль их исполнения;
отслеживание местонахождения документов;
информирование пользователя о назначенных ему заданиях;
оповещение пользователей, которым назначены задания, о заданиях, для которых истекает время исполнения;
оповещение пользователей, которым назначены задания, и ответственных лиц о заданиях, для которых истек срок исполнения;
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей