4.4. Функции ИС "Архив"

4.4.1. ИС "Архив" предназначена для постоянного хранения и организации учета, сохранности, обработки, упорядочения и использования электронных документов, поиска таких документов по их атрибутам, автоматизации учета и контроля местонахождения архивных документов в бумажном виде, автоматизации и управления процессом перевода бумажных документов в электронный вид.

4.4.2. ИС "Архив" в том числе включает в себя:

инструментарий для автоматизации деятельности архивов в части реализации процессов учета, отбора, обработки, упорядочения хранения и использования архивных документов;

средства автоматизации процедур планового перевода и перевода по запросам, включая автоматизированное формирование отсутствующих описей бумажных дел (томов дел) на основе имеющихся в унаследованных информационных системах данных о поступивших документах;

средства для обеспечения надежного и постоянного хранения электронных документов, поиска таких документов по их атрибутам;

средства для формирования аналитических материалов и статистической отчетности.

4.4.3. ИС "Архив" обладает следующими свойствами:

имеет централизованную базу данных для размещения единого структурированного каталога архива, содержащего сведения о наличии и размещении в архиве документов в бумажном и электронном виде;

имеет в своем составе средства управления каталогом архива дел;

обеспечивает защищенный доступ и разграничение доступа к ресурсам ИС "Архив" на основании ролевой модели для пользователей ИС "Архив";

обеспечивает возможность постоянного доступа ко всей хранимой информации для всех пользователей ИС "Архив" независимо от места их нахождения с учетом разграничения доступа;

обеспечивает одновременную работу в ИС "Архив" до одной тысячи пользователей.

4.4.4. ИС "Архив" должна предусматривать в том числе следующие функции:

1) в части формирования и ведения архива:

создание в ИС "Архив" дел (томов дел) с их идентификацией по кадастровому номеру объекта недвижимости или номеру записи в книге учета входящих документов в случае отсутствия кадастрового номера (по документам, которые не были должным образом оформлены в унаследованных информационных системах);

возможность миграции данных из унаследованных систем (в части кадастровых дел и дел правоустанавливающих документов);

возможность загрузки накопленных электронных образов документов с внешних носителей;

включение в состав дела (тома дела) описаний (метаданных) документов, входящих в состав пакета документов, представленных для осуществления учетно-регистрационных действий; установление связи между описанием документа и его образом и электронными подписями;

автоматический контроль качества создаваемых электронных документов (электронных образов документов);

автоматическое распознавание типа и вида сканируемых документов;

автоматическое присвоение имени документам, папкам с одновременным автоматическим подписанием файлов УКЭП;

автоматическое отслеживание сроков хранения документов, определенных приказом N П/666;

автоматическое формирование различных описей (описей томов дела, описей документов и (или) дел на уничтожение), титульного листа;

автоматическое распознавание данных, содержащихся в сканируемых документах (печатного и рукописного текста, схем, таблиц и т.д.);

автоматическое деление файла, состоящего из нескольких документов, на отдельные документы с автоматическим присвоением им имен и с предоставлением возможности их подписания УКЭП;

2) в части использования архивных документов:

поиск и предоставление полных сведений о документах в составе дел (томов дел);

поиск и предоставление информации о местонахождении дела (тома дела) в архиве;

предоставление по запросам сведений, документов в форме электронных документов (электронных образов документов) согласно частям 6, 13 статьи 62 Закона о недвижимости, пункту 53 приказа N П/666;

возможность просмотра документов в форме электронных документов (электронных образов документов);

представление в человеко-читаемом виде XML-документов, помещенных в дело (том дела), книг учета входящих документов (из унаследованных информационных систем);

отображение сведений об электронной подписи на документе;

3) в части автоматизации процесса планового перевода и перевода по запросам:

настройка состава операций обработки документов и шаблонов обработки бумажных документов для различных типов документов и сканеров;

диспетчеризация заданий на сканирование между операторами и сканерами;

автоматическая коррекция изображений;

ручная коррекция изображений;

возврат документа на повторное сканирование при обнаружении неустранимых ошибок сканирования;

привязка образов документов к их описаниям из каталога архива;

передача файлов отсканированных документов в подсистему хранения после завершения их обработки;

4) в части обеспечения информационной безопасности и защиты данных:

аутентификация пользователей при входе в ИС "Архив";

разграничение прав доступа пользователей к ресурсам и функциям ИС "Архив" на основании ролевой модели;

аудит действий пользователей по внесению, изменению и удалению данных;

аудит попыток несанкционированного доступа;

ведение журнала произведенных операций с документом, томом или делом;

настройка и поддержка резервного копирования и архивирования;

восстановление ИС "Архив" из резервной копии;

5) в части контроля состояния архива:

формирование параметризированных аналитических отчетов:

статистика поступления документов в архив за заданный период (в разрезе регионов, отделов, сотрудников, объектов);

статистика создания электронного архива за заданный период (в разрезе регионов, отделов, сотрудников, объектов);

статистика миграции данных из унаследованных информационных систем (в разрезе регионов, унаследованных информационных систем);

статистика исполнения заданий за заданный период (по типам заданий, в разрезе регионов, отделов, сотрудников, объектов);

список невозвращенных дел в архив за заданный период;

список заказанных дел (документов) архива за заданный период;

список заданий (в разрезе типов заданий);

динамика пополнения физического хранилища архива;

формирование статистических данных по использованию подсистемы хранения электронных документов;

мониторинг загруженности системы хранения данных и системы управления базами данных подсистемы хранения электронных документов;

6) в части организации архивного делопроизводства:

формирование заданий на оформление дела (тома дела) и контроль их исполнения;

формирование заданий на подготовку копий или электронных образов бумажных документов и контроль их исполнения;

формирование заданий на подготовку материалов дела и выдачу их из архива, контроль их исполнения;

отслеживание местонахождения документов;

информирование пользователя о назначенных ему заданиях;

оповещение пользователей, которым назначены задания, о заданиях, для которых истекает время исполнения;

оповещение пользователей, которым назначены задания, и ответственных лиц о заданиях, для которых истек срок исполнения;

информирование пользователей о системных событиях.