10. Текст документа

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решение, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных документов ГФС России, указывают его реквизиты: наименование документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, или наименование вида документа, наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом 1,25 см или центрируются по ширине текста.

В документах коллегиальных органов текст излагают от 3-го лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от 3-го лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в ваш адрес...");

от 1-го лица единственного числа ("прошу выслать...", "считаю необходимым...");

от 3-го лица единственного числа ("ГФС России не возражает...").

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. Номера страниц проставляются на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа. Номер на первой странице не проставляется.