Приложение N 13

к п. 96 Инструкции

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ АКТОВ

1. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги и имеют реквизиты, указанные ниже.

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу.

Наименование вида документа - слово "АКТ" отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру (если другое расположение не обусловлено бланком или формой).

Номер проставляется арабскими цифрами после слова "АКТ" на той же строке.

Заголовок отделяется от слова "АКТ" двумя межстрочными интервалами, печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос "О чем составлен акт?" Например: о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

Текст акта отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта:

перечисляются лица, участвовавшие в составлении акта, с указанием наименования их должностей, структурных подразделений, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии;

указываются наименование, номер и дата распорядительного документа, на основании которого актируется факт (событие, действие).

В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - МЧС России

2-й экземпляр - Центральный архив МЧС России

3-й экземпляр - Главное управление МЧС России по Владимирской области.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Должности перед фамилиями не указываются.

Например:

2. Особенности оформления ликвидационных актов и актов приема-передачи при реорганизации.

При ликвидации организации без передачи ее функций другой организации ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения (в МЧС России), а второй хранится в деле в составе фонда ликвидируемой организации.

При реформировании организации с передачей ее функций другой организации акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается в МЧС России (учредителю), второй - организации-правопреемнику в составе фонда реформированной организации.

В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства.

К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организации-правопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результатов сверки журналов учета дел и документов.

Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу.

В конце акта приводятся сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Образец оформления акта содержится ниже.