3.1. Организация документооборота с использованием СЭД

124. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, определяются Регламентом МЧС России, Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, Инструкцией, Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами (инструкциями).

125. В документообороте МЧС России в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

1) входящие - документы, поступающие из сторонних организаций;

2) исходящие - документы, отправляемые в другие организации;

3) внутренние - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях, не направляемые за пределы территориального органа, организации МЧС России.

126. Ведение делопроизводства осуществляется с применением СЭД, включая:

1) получение электронных документов и электронных копий документов;

2) регистрацию и учет документов;

3) организацию прохождения электронных документов и электронных копий документов;

4) доведение электронных документов, электронных копий документов и резолюций по их исполнению до исполнителей;

5) контроль исполнения документов;

6) подготовку проектов документов;

7) подготовку проектов резолюций;

8) подписание резолюций простой электронной подписью;

9) создание электронных документов и подписание их усиленной квалифицированной электронной подписью;

10) согласование проектов документов простой электронной подписью;

11) отправку электронных документов и электронных копий документов;

12) составление номенклатур дел, формирование документов в дела, составление описей дел;

13) архивную и справочно-информационную работу.

127. Регистрационные номера документов формируются СЭД по каждому виду документа и состоят из порядкового номера и буквенной (цифровой) индексации в соответствии с Порядком формирования регистрационных номеров документов в СЭД, содержащемся в приложении N 15 к Инструкции.

128. Регистрационный номер электронного документа, созданного и направленного по СЭД, присваивается однократно.