8. Дело фонда

Дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции, ведется на каждый конкретный фонд.

Каждому делу фонда присваивается номер, соответствующий номеру фонда. В дело фонда в обязательном порядке включаются все акты, отражающие изменения в составе и объеме фонда, акты выдачи дел во временное пользование, акты проверки наличия и состояния документов, старый лист фонда. В дело фонда негосударственной организации, общественного объединения включается также договор о включении организации в состав источников комплектования архива и соответствующая переписка. В дело фонда могут подшиваться историческая справка, дополнение к исторической справке и другие документы, отражающие историю фондообразователя.

В дело фонда личного происхождения включаются договоры, переписка с фондосдатчиком, его заявление(я), сдаточная (оценочная) описи, выписка(и) из протокола ЭПК, заключение на материалы фонда, все акты и другая документация, отражающая историю фонда.

В дело фонда также рекомендуется включать документы, определяющие условия доступа и использования документов фонда - акт о рассекречивании, документы, подтверждающие снятие отметки "Для служебного пользования" ("ДСП") (акты, протоколы, переписка и др.), лицензионные договоры и договоры об отчуждении исключительного права на объекты авторского права и иные результаты интеллектуальной деятельности, письменные разрешения, запреты и ограничения фондообразователя - гражданина на использование документов, содержащих сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни и сведения, создающие угрозу для его безопасности, и другие документы.

В соответствии с пунктом 14.2 Правил в дело фонда включается заключение комиссии о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинников архивных документов: уникальных; имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни; имеющих копию фонда пользования; признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с пунктом 13.1 Правил; с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу (только для самостоятельного копирования).

В дело фонда включается также заключение комиссии по отнесению документов Архивного фонда Российской Федерации к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии <121>.

--------------------------------

<121> П. 16 Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Утвержден приказом Росархива от 25 июня 2020 г. N 75. Зарегистрирован Минюстом России 04.08.2020. Регистрационный N 59164. URL: http://archives.gov.ru/documents/other/poryadok-priznaniya-dokumentov-afrf-v-neudovletvoritelnom-fiz-sostoyanii.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

В деле фонда целесообразно, кроме прочего, группировать сведения, отражающие историю использования документов фонда: предоставленные пользователями библиографические данные, адреса интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов фонда и др.

К документам дела фонда составляется внутренняя опись. Листы в деле фонда прошиваются и нумеруются согласно общим требованиям. К делу фонда оформляется лист-заверитель дела.

Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов. Документы дела фонда, вошедшего в состав объединенного фонда, включаются в дело объединенного фонда. Документы дела фонда, присоединенного к другому фонду, также включаются в дело фонда, к которому он присоединен.