XLI. Опись дел, документов

--------------------------------

<178> Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с. URL: http://sif.vniidad.ru/docs/sost%20arh%20opis.pdf (дата обращения: 26.03.2021); Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов: метод. рекомендации / Росархив, ВНИИДАД.- М., 2013. URL: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-opis-2013.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

41.1. Опись дел, документов должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения (единиц учета), закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учет. Это базовый архивный справочник и обязательный элемент системы справочно-поисковых средств любого архива.

Объект описания в описи дел, документов - единица хранения (единица учета). Опись дел, документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения (единицы учета), итоговую запись (к каждому тому и сводную по описи в последнем томе), лист-заверитель (для каждого тома) и справочный аппарат, включающий титульный лист, предисловие, список сокращений, переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи). Опись может также включать содержание (оглавление) и указатели.

Описательные статьи на единицы хранения (единицы учета) располагаются в описи в порядке валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации. Схема систематизации отражает внутреннюю организацию документов фонда.

Систематизация единиц хранения внутри описи проводится с учетом структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического и других принципов.

При систематизации единиц хранения в описи всегда используются два признака систематизации, один из которых - хронологический. Например, структурный и хронологический применяются в двух вариантах: хронологически-структурный и структурно-хронологический. Так, если организация действующая, то целесообразнее выбрать хронологически-структурную схему систематизации. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется при систематизации документов организаций, имеющих стабильную структуру или тех, в которых изменения происходили редко.

Признак систематизации единиц хранения в описи дел по личному составу может устанавливаться по выбору составителя, учитывая состав и объем документов. Для документов по личному составу используется хронологически-номинальный или номинально-хронологический признаки.

Итоговая запись учитывает количество числящихся в ней единиц хранения и отмечает все особенности учета, в том числе пропущенные номера, литерные номера. Кроме того, она отражает все изменения в их количестве (на основании соответствующих актов). Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается за последней описательной статьей.

В случае если опись состоит из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом томе дается итоговая запись, учитывающая данные итоговых записей всех предыдущих томов.

В итоговой записи указывается цифрами и прописью количество единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения описи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности, заведующим архивохранилища или хранителем фондов, указывается также дата составления описи.

Все поступления и выбытия единиц хранения отражаются в новой итоговой записи, в которой указываются основания внесенных изменений.

В листе-заверителе описи указывается количество пронумерованных листов, в том числе литерных и пропущенных.

После завершения описания и систематизации единиц хранения в описи дел, документов составляется справочный аппарат к описи.

Справочный аппарат состоит из следующих элементов:

- титульный лист (Форма N 51) - обязательный элемент. На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название архивного фонда со всеми его переименованиями (при их наличии) и его номер, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

- содержание (оглавление) - составляется при необходимости. Содержание отражает состав описи дел, документов и помещается в начале описи.

- предисловие - обязательный элемент (при фондовой организации хранения). В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; приводится аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения (единиц учета)), раскрывается состав справочного аппарата к описи. При составлении предисловия используются законодательные источники, справочная и научная литература, дело фонда, документы фонда. Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов. В предисловия к годовым разделам описей дел, документов включается информация только за отраженный в них период.

- список сокращений - составляется в алфавитном порядке при наличии сокращений в описи.

- переводная таблица - составляется в случае изменения номеров единиц хранения в результате переработки описи. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров. Приводятся вертикальные колонки цифр: слева расположены номера единиц хранения по старой описи, справа - новые архивные цифры тех же единиц хранения.

- общие и специальные указатели к описи - создаются при необходимости. Основной элемент указателя - рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных. Указатели могут быть предметными, именными, географическими (разновидность предметных), хронологическими. В случае внесения сведений на уровне заголовков единиц хранения ПК "Архивный фонд", дополнительная разработка указателей к описи нецелесообразна.

Описи дел, документов составляются отдельно на дела, документы постоянного срока хранения, дела по личному составу, на каждый из видов аналоговых и цифровых аудиовизуальных документов, на научно-техническую документацию, на электронные документы.

41.2. Описательная статья в описи дел, документов должна включать:

- номер единицы учета (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов);

- номер единицы хранения (в описи дел по личному составу - номер дела);

- индекс (производственный номер) дела (для НТД - производственный индекс (шифр разработки) - при наличии;

- заголовок единицы хранения (тома, части) (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов - заголовок единицы учета (документа)). В заголовок включается название или основное содержание единицы хранения (единицы учета), включая указание языка документа(ов) (при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации);

- крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов) (для НТД - год окончания разработки);

- количество листов - для текстовых документов, фотоальбомов;

- примечания.

В описи дел по личному составу необходимо указывать срок хранения внесенных в нее дел.

Особое внимание при составлении описательной статьи описи следует уделить формулировке содержания заголовка единицы хранения. Оно должно соответствовать содержанию архивных документов и излагаться кратко, четко, современным языком. Заголовок должен отражать особенности времени, места событий, социальной среды, правильно воспроизводить названия учреждений, форм собственности и правовых отношений, географических наименований, видов документов. При этом недопустимо заменять заголовок документа сокращенными формулировками ("То же"), что является существенным препятствием для осуществления автоматизированного поиска по электронной версии описи.

В состав заголовка единицы хранения могут включаться сведения о подлинности (копийности) документов; способе их воспроизведения; степени полноты документов; внешних особенностях документов; аннотация документов. При наличии в деле документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации в заголовке должно быть указано, на каком языке (языках) составлен(ы) документ(ы) единицы хранения.

Примеры:

Проекты федеральных конституционных законов, федеральных законов, поступившие в Государственную Думу в порядке законодательной инициативы и направленные в Комитет Государственной Думы по законодательству и судебно-правовой реформе; документы к проектам (пояснительные записки, замечания, обращения и др.). Том 1 (Фонд Федерального собрания РФ, ГА РФ).

Приказы по канцелярии заведующего организацией авиационного дела в армиях N N 1 - 17, N N 1 - 161 за 1914 и 1915 гг. (Фонд Полевое управление авиации и воздухоплавания при штабе Верховного главнокомандующего, г. Могилев, РГВИА).

Выписки из русских былин и сказок "Никита и Микула", "Василиса Прекрасная", "Наставление Ильи о коне" и других. (Фонд Бера Бориса Владимировича (1871 - 1921) - поэта, переводчика, РГАЛИ).

Записка Крузенштерна И.Ф. министру торговли Соймонову о проекте организации русской экспедиции вокруг света в интересах развития торговли, написанная на борту корабля "Бомбей" во время плавания из Китая в Англию. Отпуск. Франц. яз. (Фонд Крузенштерн И.Ф., адмирал, Крузенштерн П.И., вице-адмирал, Крузенштерн П.П., капитан-лейтенант Крузенштерн А.И., камергер, РГА ВМФ).

Описательная статья описи НТД должна включать также наименования организации-разработчика (для НИР - фамилии и инициалы научного руководителя, ответственного исполнителя), соисполнителей.

В описи кинодокументов после заголовка, в котором дается полное название кинодокумента, его части, серии, указываются:

- фамилия(и) и инициалы автора(ов) - указываются фамилия и инициалы автора(ов) киносъемки (например, Куренной М.А.), если автора(ов) установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен";

- место съемки - указывается название страны, области, района, города, поселка, деревни, улицы и т.д.). При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту описания кинодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное его название (например, Москва, ул. Кропоткинская, ныне ул. Пречистенка), если место съемки неизвестно, в соответствующей графе указывается "неизвестно", "не установлено";

- крайние даты съемки, дата создания (при наличии такой возможности) - указываются арабскими цифрами точные даты (например, 1 января 2010 г. - 15 июля 2010 г., или 01.01.2010 - 15.07.2010), если точные даты неизвестны, то приблизительное время съемки (например, апрель 1964 г. или 1976 г.). Если даты не определены, они, по возможности, устанавливаются по косвенным признакам, при этом, предполагаемые сведения заключаются в квадратные скобки (например, [1941 г.], [30-е гг. XX в.], [зима 1915 г.]);

- звук - немой, звуковой (моно, стерео, др.);

- цветность - черно-белый, цветной;

- тип и формат пленки - типы: негативная, позитивная, обращаемая (аналогична негативной, выпускается двух типов: для кино и для телевидения), гидротипная, фонограммная (предназначена для оптической записи звука); форматы: 8 мм, 16 мм, 35 мм, 65/70 мм и др.;

- количество частей;

- количество единиц хранения/метраж - общее и по элементам комплекта (оригиналов и копий).

К описи кинодокументов указывается состав текстовой сопроводительной документации.

В описи фотодокументов в заголовке указывается название (аннотация) фотодокумента. Представляет собой краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотодокументе. Составляется, в случае наличия, на основе сопроводительной документации, авторских подписей, надписей владельца фотографии.

После этого указывается:

- фамилия(и) и инициалы автора(ов) - указываются фамилия и инициалы автора снимка (например, Кузнецов В.И.), если автора установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен";

- место съемки - указывается название страны, города, области, района (название села, поселка, деревни, как правило, входит в аннотацию). При изменении административно-территориального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное его название (например, ул. Кропоткинская, ныне ул. Пречистенка), если место съемки неизвестно, в соответствующей графе указывается "неизвестно", "не установлено";

- дата съемки - указывается арабскими цифрами точная дата (например, 1 января 2010 г. или 01.01.2010) или приблизительное время съемки (например, апрель 1985 г. или 1985 г.). Если дата неизвестна, она устанавливается по косвенным признакам и заключается в квадратные скобки (например, [1921 г.], [10-е гг. XX в.], [лето 2008 г.]);

- цветность - черно-белый, цветной;

- оригинальность - определяется при оценке своеобразия цветового решения, ракурса, сюжета;

- количество кадров панорамной съемки.

В описи фотоальбомов заголовок указывается по титульному листу.

В аннотации приводится краткое изложение сведений о событиях, предметах, лицах, изображенных на фотографиях фотоальбома. Составляется, в случае наличия, на основе сопроводительной документации, авторских подписей, надписей владельца фотографий и сведений, содержащихся на титульном листе фотоальбома.

Затем указывается:

- фамилия(и) и инициалы автора(ов);

- место съемки;

- количество фотоотпечатков - вносится на основании итоговой записи к фотоальбому. В итоговой записи к фотоальбому указывается общее количество позитивов, входящих в его состав. В пределах каждого фотоальбома порядок расположения позитивов закрепляется внутренней нумерацией слева направо, сверху вниз. Порядковый номер проставляется под позитивом; всем позитивам панорамной съемки присваивается один номер и каждому позитиву дается буквенное обозначение;

- цветность - черно-белый, цветной;

- внешние особенности - характеризуется физическое состояние альбома, отсутствие биохимических повреждений, целостность его обложки, отсутствие надрывов страниц, материалы, используемые при изготовлении альбома, его обложки.

В описи фонодокументов заголовок включает официальное или авторское название фонодокумента в целом, а также его части. При отсутствии такого названия заголовок фонодокументу дается в процессе его описания. Заголовок включает официальное название отраженного в фонодокументе события общественной, политической или культурной жизни.

Затем указывается:

- фамилия(и) и инициалы автора(ов) и исполнителя(ей) - указывается фамилия(и) и инициалы автора(ов), исполнителя(ей) фонодокумента (например, Афиногенов П.Е.), если установить не удалось, пишется "не установлен", "неизвестен";

- место и дату записи (перезаписи, выпуска) - место события (страна, город, село, район, область и т.д.); дату создания фонодокумента; дату события в случае ее несовпадения с датой создания фонодокумента; название, жанр фонодокумента. При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и т.д.

- тип носителя фонодокумента;

- размер носителя (для документов механической записи);

- скорость записи (для документов механической и магнитной записи);

- время звучания;

- количество единиц хранения (оригиналов и копий).

К описи фонодокументов указывается состав текстовой сопроводительной документации.

В описи видеодокументов заголовок включает официальное или авторское название видеодокумента в целом, а также его части.

Следом указывается:

- фамилия(и) и инициалы автора(ов);

- место и крайние даты съемки;

- дату создания видеодокумента;

- дату события (в случае ее несовпадения с датой создания видеодокумента), название, жанр видеодокумента. При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и т.д.;

- звук - немой, звуковой (моно, стерео, др.);

- цветность - черно-белый, цветной;

- тип носителя и формат записи;

- хронометраж;

- количество единиц хранения (оригиналов и копий).

К описи видеодокументов указывается состав текстовой сопроводительной документации.

В описи электронных дел, документов дополнительно указывается объем в мегабайтах. Указывается состав текстовой сопроводительной документации.

К описи электронных дел, документов должны прилагаться реестры документов электронного дела <179>.

--------------------------------

<179> Про особенности составления описей электронных дел, документов и реестров документов электронного дела - см. также комментарии к Главе XXX Правил.

Описи электронных дел, документов, как и другие виды описей, оформляются на бумажном носителе. Их информация обязательно включается в состав электронных справочно-поисковых средств архива.

В графу "Примечания" описи вносятся: сведения об условиях доступа к документам единицы хранения (единицы учета) и условиях их использования, т.е. данные о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Российской Федерации или фондообразователем (если такие документы имеются в деле), ссылка о передаче документов в другой фонд или в другую опись того же фонда, отметки о наличии фонда пользования, страхового фонда, о рассекречивании документов, об их отнесении к категории особо ценных или уникальных.

В соответствии с пунктом 37.6 Правил архивные документы принимаются в архив вместе с описями дел, документов на бумажном носителе и электронной копией описи, требования к формату которой устанавливаются архивом с учетом возможности ее интеграции в информационную систему архива.

В самом архиве требования к составлению описей дел, документов должны обязательно соблюдаться в следующих случаях:

- при описании документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, сроки временного хранения которых истекли (пункт 36.5);

- при описании документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии (пункт 36.6);

- при переработке описей дел, документов (пункт 41.3).

Требования Правил учитываются также при рассмотрении и подготовке к утверждению ЭПК описей дел, документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архива.