Раздел I. Основные положения (Глава I Правил)

1.1. Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19) (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) и утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24. Зарегистрировано Минюстом России 20 марта 2020 г. Регистрационный N 58396.

Правила распространяются на:

- государственные архивы;

- муниципальные архивы;

- музеи;

- библиотеки;

- научные организации, включенные в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации (далее - научные организации) <24>, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение отдельных категорий архивных документов.

--------------------------------

<24> Перечень научных организаций утвержден Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23 декабря 2016 года N 2800-р (URL: http://archives.ru/documents/order_gov2800-r_2016.shtml (дата обращения: 26.03.2021)).

В Правилах используется обобщенное наименование "архивы" для всех видов организаций, на которые распространяется их действие, за исключением случаев, когда норма относится только к конкретным видам организаций.

1.2. Архивы осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

К "другим архивным документам" относятся архивные документы (в том числе документы по личному составу), сроки временного хранения которых не истекли, принятые:

- от ликвидированных органов государственной власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций;

- от государственных и муниципальных организаций в случае их реорганизации с изменением форм собственности;

- вследствие чрезвычайных обстоятельств (см. также Приложение 1 к Методическим рекомендациям).

Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Правила регламентируют выполнение архивами основных видов работ:

хранение;

комплектование;

учет;

использование архивных документов.

Архивы должны соблюдать требования законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления.

1.3. Термины, используемые в Правилах, употребляются в значениях, закрепленных в Федеральном законе N 125-ФЗ и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее - Федеральный закон N 149-ФЗ) (см. также раздел "Термины и определения").

1.4. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов может осуществляться с использованием информационной системы. При этом такая информационная система должна обязательно соответствовать техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности <25>.

--------------------------------

<25> Пункты 5.2.23 и 5.2.26 Положения о Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.06.2008 N 418//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2008. - N 23, ст. 2708; 2019. - N 6, ст. 541; Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25.09.2009 N 104 "Об утверждении Требований по обеспечению целостности, устойчивости функционирования и безопасности информационных систем общего пользования"//"Российская газета". - 2009. - N 188.

Помимо технических требований, при создании, эксплуатации и развитии информационной системы необходимы:

соблюдение требований информационной безопасности, организация логичного структурирования системы,

ее наполнение контентом, использование технических и технологических средств, соответствующих задачам функционирования системы <26>.

--------------------------------

<26> Федеральный закон от 28 декабря 2010 г. N 390-ФЗ "О безопасности"//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2011. - N 1, ст. 2; 2015, N 41, ст. 5639 (часть II); Постановление Правительства Российской Федерации от 6 июля 2015 г. N 676 (ред. от 15.09.2020) "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем, и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации"//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2015. - N 28, ст. 4241; Постановление Правительства Российской Федерации от 14 ноября 2015 г. N 1235 "О федеральной государственной информационной системе координации информатизации"//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2015. - N 47, ст. 6599; ГОСТ Р 51275-2006 "Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения". URL: http://docs.cntd.ru/document/gost-r-51275-2006 (дата обращения: 26.03.2021); Методический документ Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) от 11 февраля 2014 г. "Меры защиты информации в государственных информационных системах". URL: https://base.garant.ru/70591518/ (дата обращения: 26.03.2021); Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов. - М., 2012. URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-storage.shtml (дата обращения: 26.03.2021); Концепция информатизации (автоматизации) деятельности государственного архива/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014. - 80 с. URL: http://archives.ru/sites/default/files/2014-koncepciya-informatization-gosarchive.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

Информационная система может быть разработана архивом самостоятельно или может быть предоставлена уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела субъекта Российской Федерации, закуплена на рынке информационных услуг <27>.

--------------------------------

<27> Сравнительный анализ программных продуктов, предназначенных для информатизации внутриархивной деятельности государственных и муниципальных архивов. Аналитический обзор./Росархив, ВНИИДАД. - М., 2015. - Том 1, 157 с.; Том 2, 97 с. URL: https://archives.gov.ru/sites/default/files/2016-sravnitelny-analiz-informatization-archive.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

1.5. Архив представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования.

Федеральные государственные архивы, федеральные музеи, библиотеки и научные организации представляют такие сведения непосредственно в Росархив. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки субъектов Российской Федерации - в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела соответствующего субъекта Российской Федерации.

Формы и сроки предоставления учетных сведений устанавливаются нормативным правовым актом Росархива <28>.

--------------------------------

<28> Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 18.12.2018 N 719 "О внесении изменений в Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293" (далее - Положение о Росархиве).

Необходимо руководствоваться следующими документами:

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации <29>;

--------------------------------

<29> Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрировано в Минюсте РФ 08.07.1997 N 1344). URL: http://archives.ru/documents/regulations/reglam.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах <30>;

--------------------------------

<30> Приказ Росархива от 23.10.2000 N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. URL: http://archives.ru/documents/other/vp.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Информационное письмо Росархива "О порядке учета фото- и видеодокументов на электронных носителях в паспорте государственного, муниципального архива" <31>;

--------------------------------

<31> Информационное письмо Федерального архивного агентства от 09.12.2009 N 5/2324-Т "О порядке учета фото- и видеодокументов на электронных носителях в паспорте государственного, муниципального архива". URL: http://archives.ru/documents/letter091209.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Инструкция по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки <32>.

--------------------------------

<32> Приказ Министерства культуры Российской Федерации N 167 и Федеральной архивной службы России N 13 от 14.03.2000 "Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения". URL: http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_167-13_2000.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Архив должен представлять в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов <33>.

--------------------------------

<33> Абзац семнадцатый подпункта 4 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве с изменениями, внесенными Указом Президента Российской Федерации от 18.12.2018 N 719 "О внесении изменений в Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293".

Статистическая форма N 1 (годовая) планово-отчетной документации архивных учреждений "Показатели основных направлений и результатов деятельности", утвержденная приказом Росархива от 12.10.2006 N 59 (в редакции приказов Росархива от 26.03.2013 N 22 и от 08.10.2015 N 58) <34> заполняется на сайте Росархива <35>. При заполнении форм необходимо использовать "Памятку по заполнению годовой статистической формы N 1 "Показатели основных направлений и результатов деятельности" архива" <36> и "Инструкцию по заполнению статистических форм" <37>.

--------------------------------

<34> URL: http://statistika.archives.ru/archive-statistika/statforma_n1_2015.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

<35> URL: http://statistika.archives.ru/ (дата обращения: 26.03.2021).

<36> URL: http://statistika.archives.ru/archive-statistika/pamyatka-statforma_n1_2015.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

<37> URL: http://statistika.archives.ru/instrukciya.shtml (дата обращения: 26.03.2021).