37.13. Прием электронных документов

Прием электронных документов в архив производится на физически обособленных носителях или по информационно-телекоммуникационной сети в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <167>, по описям электронных дел, документов, согласованных/утвержденных соответствующей ЭПК или архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями (Приложение N 7 к Правилам), а также акта(ов) приема-передачи архивных документов на хранение (Приложение N 8 к Правилам). Прием документов, включенных в электронное дело, производится на основании реестра документов электронного дела. Подробнее см. комментарии к Главе XXX Правил.

--------------------------------

<167> Пункт 7 Положения о Федеральном архивном агентстве.

Электронные документы на физически обособленных носителях принимаются в архив в двух экземплярах. При этом одному из них присваивается статус основного, а другому - статус рабочего экземпляра.

При этом должны использоваться носители, предназначенные для долговременного хранения информации, преимущественно - с однократной записью (например, CD-R).

Электронные документы рекомендуется принимать в широко распространенных форматах, рекомендованных для архивного хранения, открытых (не являющихся проприетарными). Например, целесообразно использовать формат PDF/A для текстовых документов, PDF/E для документов, содержащих геопространственную информацию (в двухмерной плоскости), PDF/X для документов, содержащих графическую информацию.