XXIII. Система учетных документов архива

Учетными документами архива являются документы, фиксирующие поступление, выбытие, состав, количество, наличие и состояние архивных дел, документов, а также их особую ценность и уникальность.

23.1. Система учетных документов архива представляет собой совокупность обязательных и вспомогательных учетных документов.

Обязательные учетные документы ведутся на бумажном носителе (кроме паспорта архивохранилища), в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации <118>.

--------------------------------

<118> Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

Вспомогательные учетные документы ведутся на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Их состав и формы архив определяет самостоятельно.

Учетные документы могут создаваться при помощи федеральной государственной информационной системы "Архивный фонд" на основании вносимых в нее данных <119>. Так, в ПК "Архивный фонд" предусмотрено формирование списка фондов, описи и др. учетных документов. Вспомогательные учетные документы при этом могут не распечатываться.

--------------------------------

<119> Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (утв. приказом Росархива от 23.10.2000 N 64). URL: http://archives.ru/documents/other/vp.shtml (дата обращения: 26.03.2021); Единый порядок заполнения полей единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов "Архивный фонд", "Фондовый каталог", "Центральный фондовый каталог". Проект. / М.: ООО "АДАПТ", 2013. URL: http://archives.ru/sites/default/files/poryadok-zapoln-poley-af-fc-cfc.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

Для ведения государственного учета уникальных документов в автоматизированном режиме используется государственная информационная система "Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации", элементы описания которого соответствуют перечню реквизитов листа учета и описания уникального документа.