Критерии экспертизы ценности документов

Включение документов, образовавшихся в деятельности организаций, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе комплексного применения критериев:

- происхождения документов (функционально-целевое назначение организации - источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа);

- содержания документов (значимость информации, в том числе ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность);

- внешних особенностей документов (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа, физическое состояние документов). Общие критерии экспертизы ценности документов могут применяться для всех видов документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Наряду с ними, для отдельных видов документов, таких как научно-техническая документация, аудиовизуальные документы, а также и по личному составу, необходимо применение специальных критериев.

Так, для научно-технической документации используются кроме перечисленных выше общих критериев такие критерии, как:

- оригинальность разработки;

- уровень научно-технического решения;

- актуальность и востребованность;

- присуждение разработкам международных и/или государственных премий, наград.

Экспертиза ценности научно-технической документации проводится в два этапа. На первом этапе выявляются конкретные объекты проектирования, конструирования, технологические процессы, научные проблемы (темы), комплекс научно-технической документации по которым подлежит передаче на постоянное хранение. Первый этап экспертизы завершается составлением "Перечня проектов/объектов, проблем/тем, документация (НТД) по которым подлежит передаче на постоянное хранение". Перечни рассматриваются и утверждаются на соответствующей ЭПК.

На втором этапе осуществляется экспертиза ценности внутри всех видов документации, имеющей отношение к отобранным проектам. Второй этап экспертизы завершается составлением описей единиц хранения научно-технической документации постоянного хранения. На каждый вид научно-технической документации составляется отдельная опись.

Для аудиовизуальных документов используются также следующие критерии:

- комплектность документов;

- наличие сопроводительной документации;

- общественное признание информации, содержащейся в аудиовизуальных документах;

- известность автора и других участников съемки, аудиозаписи, фотодокументов;

- дата и место съемки;

- физико-химические и технические характеристики.

При проведении экспертизы ценности аудиовизуальных документов, архив может использовать разработанный им "Перечень фактов, событий, памятных дат, явлений, которые могут быть отражены в аудиовизуальных документах, подлежащих приему в государственные архивы".

При экспертизе ценности электронных документов оценивается воспроизводимость (пригодность для использования) электронных документов. Проверяется физико-химическое, техническое и биологическое состояние носителей; отсутствие вредоносного программного обеспечения; наличие технических возможностей для воспроизведения электронных документов с данного вида носителей; используемые форматы. Документы, прошедшие проверку на воспроизводимость, рассматриваются с применением критериев содержания.

При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения (документов граждан) используются следующие критерии:

- общественная значимость лица (лиц, семьи);

- наличие документов членов семьи;

- наличие имущественно-хозяйственных документов за разные хронологические периоды;

- особая ценность собраний документов и других артефактов.

Для документов по личному составу используются такие критерии, как:

- участие гражданина в Великой Отечественной войне и других войнах, и вооруженных конфликтах, в ликвидации последствий стихийных бедствий и техногенных катастроф;

- принадлежность гражданина к профессиональным (трудовым) династиям работников, творческим профессиям;

- принадлежность гражданина к реабилитированным лицам <148>;

--------------------------------

<148> Закон РФ от 18.10.1991 N 1761-1 (ред. от 07.03.2018) "О реабилитации жертв политических репрессий"//Ведомости СНД и ВС РСФСР, 31.10.1991, N 44, ст. 1428.

- стаж работы (в целом в организации и в определенные, наиболее значимые для нее, периоды, а также работа в градообразующих и типичных для определенной территории организаций).

Более подробно вопросы экспертизы ценности документов по личному составу отражены в Методических рекомендациях "Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу" <149> и разделе 2 (подраздел 2.2) "Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций" <150>.

--------------------------------

<149> Там же.

<150> Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2018. - 72 с. URL: http://archives.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomend-lichnyi-sostav.shtml (дата обращения: 26.03.2021) (далее - "Методические рекомендации по работе с документами по личному составу...").