39.2. Размещение информации об архивных справочниках

Архив размещает информацию о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях.

Архиву рекомендуется разработать информационную справку о системе справочно-поисковых средств, предоставляемой пользователям архива для поиска архивных документов и архивной документной информации. В начале информационной справки целесообразно дать общее описание фондов архива, охватываемый ими хронологический период, указать основную тематику фондов, отметить специфику архива.

В описание системы справочно-поисковых средств архива уместно включить следующую информацию:

- наличие в архиве путеводителей по фондам, кратких справочников по фондам, путеводителей иных видов (включая межархивные, тематические), указание их названий и годов издания (составления);

- сведения об особенностях описей архива, влияющих на возможность доступа к ним пользователей и их использования (например, наличие карточных описей, наличие описей на иностранных языках);

- наличие каталогов аудиовизуальных документов;

- информация об имеющихся в архиве вспомогательных справочниках <172> (при наличии отдельных помещений каталогов это тоже следует отразить в справке);

--------------------------------

<172> При их большом количестве допустимо указывать в общей справке только количественные данные, а конкретные названия справочников перечислить в приложении.

- описание электронных справочно-поисковых средств архива (при этом желательно назвать оцифрованные справочники, отметить наличие многоуровневой информационной поисковой системы (см. комментарии к Главе XL Правил), дать краткую характеристику использованной схемы систематизации, указать процентное соотношение оцифрованных и неоцифрованных описей, наличие указателей, функций простого и расширенного поиска, отметить возможность ознакомления с электронными справочно-поисковыми средствами в читальном зале архива, указать количество соответствующих рабочих мест, дать адрес в сети Интернет (при наличии)).

В информационную справку нет необходимости включать информацию о наличии служебных справочников, описей особо ценных дел, документов, страхового фонда, которые пользователям не предоставляются. Информация о секретных описях не предоставляется.

Система справочно-поисковых средств архива может быть представлена в виде схемы.

Информационную справку о системе справочно-поисковых средств архива следует разместить в читальном зале, в непосредственной доступности для посетителей, например, на информационном стенде, на столе сотрудника читального зала и т.д.

Рекомендуется также знакомить пользователей с перечнем новых поступлений архива, списком рассекреченных дел, документов.

Аналогичную информацию рекомендуется размещать на сайте архива, при его отсутствии - на сайте (портале) соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела <173> (см. также комментарии к Главе LIV Правил). При размещении информации о системе справочно-поисковых средств архива в сети Интернет рекомендуется применять гиперссылки, в частности, на представленные в сети электронные архивные справочники, на портал "Архивы России" и расположенные на нем конкретные ресурсы, на сайты вышестоящих органов, объединенные информационно-поисковые ресурсы, Интернет-проекты и др.

--------------------------------

<173> Рекомендации по созданию архивного сайта в Интернет (Приложение к письму Росархива от 17.05.2001 N 6/513-К). URL: http://portal.rusarchives.ru/methodics/sait.shtml (дата обращения: 26.03.2021).