Вспомогательные архивные справочники

Каталоги является одними из наиболее распространенных и востребованных вспомогательных архивных справочников. Они позволяют осуществлять многоаспектный поиск документной информации независимо от фондовой принадлежности документов. Каталоги могут содержать информацию на разных уровнях описания, включая уровень единицы хранения, группы документов, документа, части документа, что повышает точность поиска архивной документной информации.

Совокупность различных по содержанию и построению, взаимодополняющих и взаимосвязанных каталогов представляет собой систему каталогов архива.

Целесообразно осуществлять ведение каталогов в электронном виде, включать их в информационную поисковую систему архива. При использовании традиционных каталогов для формирования электронных справочно-поисковых средств рекомендуется подвергать их критическому анализу.

Возможны следующие варианты взаимосвязи традиционных карточных и электронных каталогов:

- архив продолжает ведение традиционных каталогов параллельно с электронными, распечатывая карточки;

- традиционные каталоги не пополняются, но продолжают использоваться, при этом развитие каталогов осуществляется исключительно в электронном виде;

- только при переводе всей информации из традиционных каталогов в электронный вид возможно выведение из использования традиционных карточных каталогов.

В зависимости от схемы построения различают систематические каталоги, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Систематические и тематические каталоги являются каталогами логической структуры, предметные - каталогами алфавитной структуры.

Систематический каталог занимает центральное место в системе каталогов государственного архива, так как обеспечивает тематический поиск информации по всему документальному комплексу архива на разных уровнях обобщения информации. Документная информация в нем классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. При этом рекомендуется использовать схему Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ АФ РФ) <187>.

--------------------------------

<187> Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 661 с.

Тематический каталог обеспечивает поиск информации по определенной теме. Документная информация по теме группируется в нем по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности.

Содержание тематического каталога, в отличие от систематического, ограничивается чаще всего одной, реже несколькими близкими, родственными темами. Тематические каталоги целесообразно создавать в тех архивах, где ведение систематического каталога нерационально.

Разновидностями тематического каталога являются каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее - по типам учреждений. Возможна также классификация независимо от отраслевой принадлежности по алфавиту видовых названий учреждений (бюро, заводы, управления), далее - по алфавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация группируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а в их пределах - по алфавиту наименований.

Предметные каталоги предназначены для поиска информации по специально заданному аспекту поиска. Документная информация в них распределяется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и фамилий лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

Разновидностями предметного каталога являются именной, географический и объектный каталоги.

Именной каталог дает возможность поиска информации по запросам о конкретных персонах, упоминаемых в архивных документах или являющихся их авторами. Документная информация в именном каталоге классифицируется по алфавиту фамилий.

Географический каталог дает возможность поиска документов по запросам, имеющим указание на место события, явления. Документная информация в нем систематизируется по алфавиту названий географических и топографических объектов (стран, республик, краев и областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). В основу систематизации может быть также положено административно-территориальное деление.

При наличии систематического каталога создание самостоятельного географического каталога нецелесообразно. В этом случае рациональнее разработать географический указатель к систематическому каталогу.

Предметно-тематические картотеки (базы данных) необходимо рассматривать как самостоятельно существующие части систематического каталога. Они должны составляться в соответствии с правилами разработки каталогов. Целесообразность самостоятельного существования предметно-тематических картотек решается архивом в каждом конкретном случае отдельно и должна быть четко обоснована. При этом необходимо учитывать актуальность темы, полноту ее раскрытия по фондам архива, состояние картотеки и т.п.

Объектный каталог строится по алфавиту наименований объектов (проектирования, конструирования, строительства и др.).

При фондовой организации хранения каталоги специальной документации создаются, как правило, на кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, документы на небумажной основе и документы в графическом исполнении (чертежи, карты, ноты и др.). Информация о них может быть включена в систематический каталог, а может быть выделена в самостоятельные каталоги специальной документации, что обосновано особенностями их практического использования. Самым распространенным среди каталогов специальной документации является каталог фотодокументов. Его целесообразно создавать при наличии в архиве больших комплексов фотографий и их большой востребованности со стороны пользователей.

Каталоги специальной документации могут иметь алфавитную или логическую структуру. По существу, они представляют собой разновидность предметного или тематического каталогов. Так, сведения о фотодокументах и картографических документах могут систематизироваться в каталоге по алфавиту имен авторов (или составителей), алфавиту названий территорий (алфавитно-территориальные), по темам или отраслям; сведения о нотах, звукозаписях - по алфавиту названий произведений или имен авторов.

В государственных и муниципальных архивах наряду с обязательными архивными справочниками рекомендуется вести, в первую очередь, систематический каталог.

В архивах, хранящих документы по личному составу, основой системы каталогов целесообразно сделать именной каталог. Кроме того, рекомендуется разработка каталога по истории учреждений, предметных каталогов (например, каталога отраслей, профессий и др.).

Указатели и обзоры <188> дополняют и уточняют сведения, имеющиеся в других архивных справочниках.

--------------------------------

<188> Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Метод. пособие. - М., 2007. - 128 с.

Указатель - это тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием адресов (поисковых данных) этих документов. Указатель может быть, как самостоятельным справочником, так и вспомогательным инструментом поиска в других архивных справочниках и в многоуровневой информационной поисковой системе.

По уровню представляемой информации указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми.

По степени свертывания информации (по структуре рубрик) указатели делятся на глухие и аннотированные (краткие и развернутые). Степень дробности рубрик и подрубрик может быть различной в рамках одного указателя и определяться самим объектом описания.

По типу организации информации указатели разделяются на предметно-тематические и структурные. К основным видам указателей предметно-тематической группы относятся систематический, тематический, хронологический, предметный и его разновидности - географический, именной и др. К основным видам указателей структурной группы относятся структурный, отраслевой и функционально-производственный.

Внутри указателей рекомендуется использовать алфавитную группировку понятий. При наличии сложных, разнородных понятий в общих указателях могут использоваться систематический, хронологический и структурный принципы систематизации.

При формировании общих указателей на основе оцифровки и объединения указателей к различным справочникам рекомендуется проводить аналитическо-синтетическую работу для исключения излишних повторов, обеспечения должного качества аннотирования. Не рекомендуется объединять указатели различных видов.

Обзор - это тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом.

Видами обзора являются обзор фонда, тематический обзор фонда (фондов одного архива), тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный тематический обзор).

Характеристика документов в обзоре архивного фонда дается в виде логически последовательного раскрытия их содержания по возможности в компактной и обобщенной форме - по однородным группам документов. В характеристику документов входят аннотация документов (индивидуальная или групповая) и их поисковые данные.

При составлении обзоров необходимо использовать метод источниковедческого анализа, позволяющий определить место конкретных архивных документов среди других источников по данной проблеме и оценить их с точки зрения эффективности использования. Допускается цитирование отдельных документов.

Обзор является результатом научно-исследовательской работы, как правило, авторской. Обзоры рекомендуется публиковать как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в научных периодических и продолжающихся изданиях или в электронном виде в сети Интернет.

Архивы могут принимать справочники от организаций - источников комплектования, в том числе делопроизводственные (регистрационно-контрольные) картотеки, указатели, реестры документов (например, электронных), справочно-поисковые базы данных.

Справочники, поступившие в архив из источников комплектования, могут:

- включаться в качестве составных частей в систему справочно-поисковых средств архива, в том числе размещаться на сайте архива;

- использоваться в качестве служебных (в частности, при наличии в них информации ограниченного доступа);

- служить источниками информации для пополнения уже имеющихся в архиве справочников или для создания новых (при их несоответствии требованиям к составлению и ведению архивных справочников).