VI. Первичные средства хранения

Применение в архиве первичных средств хранения обеспечивает защиту архивных документов от физического износа, проникновения света и пыли, значительно облегчает проведение архивных работ (выемка, подкладка, перемещение документов, проверка наличия и др.), позволяет выбирать оптимальные способы хранения и размещения документов.

6.1. Архивные документы подлежат размещению в соответствии со следующими требованиями:

- архивные документы на бумажном носителе хранятся в коробках, папках, конвертах;

- аудиовизуальные документы хранятся в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

- электронные документы на физически обособленных носителях хранятся в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

6.2. Если архив не имеет возможности закартонировать дела на бумажной основе (т.е. уложить их в коробки или папки), то допускается их хранение в связках при условии их упаковки в бумагу, для чего пригодны сорта бумаг: рисовальная, чертежная, обложечная, перфокарточная, форзацная лощеная. Допускается хранение картотек, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, в картотечных ящиках.

6.3. Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 4.1 Правил.

Выбор способа хранения архивных документов (горизонтальный или вертикальный) в оборудованном архивохранилище определяется конструкцией стеллажа (длиной и шириной полок, расстоянием между ними и количеством полок). При вертикальном способе хранения документов рекомендуется использовать жесткие переплеты, чтобы избегать деформирования документов.

6.4. Не допускается размещение архивных документов, включая временное, на полу, подоконниках, в неразобранных кипах, а также в транспортной таре.

6.5. Поисковые индексы (ярлыки), нанесенные на первичные средства хранения (коробки, папки и т.д.) являются составной частью топографии размещения дел в архиве.

На лицевую сторону каждого первичного средства хранения наносится ярлык, на котором указываются:

- номер архивного фонда;

- номер описи дел, документов;

- крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.

Информация на ярлыке может быть дополнена:

- полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;

- названием архивного фонда;

- штрих-кодом;

- радиочастотным идентификатором, обеспечивающим автоматизированный сбор и передачу данных в информационную систему архива;

- отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время (см. также Приложение 1 к Методическим рекомендациям);

- отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.

Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

- наименование организации (полное, сокращенное);

- номер фонда;

- номер описи электронных дел, документов;

- номер дела по описи;

- отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

- крайние даты документов электронного дела;

- при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

В каждом первичном средстве хранения архивные дела размещаются по порядку номеров архивной описи.