37.7. Прием документов от ликвидируемых организаций

Прием архивных документов от ликвидированных организаций в архив осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации <161>.

--------------------------------

<161> Части 8, 10 статьи 23 Федерального закона N 125-ФЗ.

Архивам рекомендуется проводить работу с организациями - источниками комплектования, в том числе заранее выявлять случаи предстоящей ликвидации организации, оперативно реагировать на данную информацию. Рекомендуется также отслеживать публикации извещений о ликвидации организаций в "Вестнике государственной регистрации" <162>.

--------------------------------

<162> URL: https://www.vestnik-gosreg.ru/ (дата обращения: 26.03.2021).

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, организаций независимо от формы собственности в соответствующий архив на хранение поступают:

- включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы,

- документы по личному составу,

- архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.

При этом при ликвидации негосударственных организаций прием осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и архивом.

Архив контролирует правильность оформления дел, учетных документов, оказывает методическую помощь ликвидируемым организациям - источникам комплектования по организации экспертизы ценности, упорядочению и передаче на постоянное хранение документов.

Работу по упорядочению документов, проведению экспертизы ценности документов, передаче их на хранение в государственный, муниципальный архив, транспортировке документов организует ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий <163> за счет средств ликвидируемой организации. В случае если ликвидируется организация - источник комплектования государственного, муниципального архива, архиву рекомендуется направлять своего представителя для участия в работе ликвидационной комиссии.

--------------------------------

<163> См., например, Методические рекомендации по упорядочению и подготовке к передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы документов ликвидированных кредитных организаций (для конкурсных управляющих (ликвидаторов)) / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014. - 71 с. URL: http://archives.ru/sites/default/files/2014-metod-rekomendacii-konkursny-upravl.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

Документы ликвидированных организаций принимаются в архив в упорядоченном состоянии, по акту приема-передачи вместе с соответствующими описями дел, документов.

Описи дел, документов постоянного хранения утверждаются, а описи дел по личному составу согласовываются соответствующей ЭПК. После утверждения (согласования) описей они представляются на утверждение председателю ликвидационной комиссией (ликвидатору) или конкурсному управляющему.

Методика составления описей раскрыта в Методических рекомендациях "Составление архивных описей" (М., 2007) <164> и "Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу..." <165>. См. также комментарии к Главе XVI Правил.

--------------------------------

<164> Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2007. - 144 с. URL: http://sif.vniidad.ru/docs/sost%20arh%20opis.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

<165> URL: http://archives.ru/documents/methodics/2018-metod-rekomend-lichnyi-sostav.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Обязательным элементом описи является титульный лист с указанием полного названия ликвидируемой организации, имеющимися переименованиями, официально принятыми сокращенными названиями. При наличии большого количества переименований, многократных изменений подведомственности организации допускается указывать их в хронологической последовательности в листе переименований, помещаемом в описи после титульного листа (см. также примечания к пункту 22.5 Правил).

Составляется и передается в архив историческая справка к фонду или дополнения к ней. Историческая справка состоит из следующих разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда. Информация должна сопровождаться ссылками на соответствующие распорядительные документы (с указанием даты и номера документа) <166>.

--------------------------------

<166> Пункт 5.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526).

Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с отметкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Бесхозяйные архивные документы, документы, от которых собственник отказался, потерянные документы, если такие документы являются документами по личному составу или могут подлежать включению в состав Архивного фонда Российской Федерации, принимаются в архив при угрозе утраты таких документов, при наличии в архиве материальных возможностей для их приема, упорядочения и хранения. Рекомендуется согласовывать возможность приема документов с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.