9. Лист-заверитель дела (Приложение N 8 к Правилам)

Лист-заверитель дела содержит сведения о количестве листов в единице хранения, особенностях нумерации, формирования и физического состояния дела.

К особенностям нумерации относится наличие в деле литерных и пропущенных номеров листов. Литерные и пропущенные номера листов учитываются в общем объеме листов единицы хранения. Листы внутренней описи документов дела, а также старой делопроизводственной обложки (при их наличии) не включаются в общий объем листов единицы хранения.

К особенностям формирования дела относятся: конверты и вложения, фотографии, марки (гербовые и почтовые), печати, почтовые штемпели и другие почтовые отметки, типографские экземпляры, рисунки, карты, планы, схемы, чертежи, визитки, чистые листы и т.п.

К особенностям физического состояния документов на бумажных носителях относятся: разрывы, заломы, проколы, утрата части листа, складки, коробление, пятна, загрязнения листа, угасающий (угасший) текст и т.п.

К особенностям физического состояния аудиовизуальных документов относятся: наличие искривленности края, коробления, осыпания рабочего слоя, надрывов, разрывов, царапин, замятий, загрязнений, точек, пятен, пожелтения, следов кристаллизации солей.

При значительном количестве ошибок в нумерации листов единицы хранения лист-заверитель пересоставляется. Старый лист-заверитель аккуратно перечеркивается и оставляется в деле.

23.3. В состав обязательных учетных документов архива, кроме поименованных в пункте 23.2 Правил, для научно-технической документации (далее НТД) входит:

- опись единиц хранения научно-технической документации (Форма N 38),

- внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации (для несброшюрованной НТД); Форма N 13).

Для аудиовизуальных документов обязательными учетными документами, помимо указанных в пункте 23.2 Правил, являются:

- описи кинодокументов (Форма N 39);

- описи фотоальбомов и фотодокументов (Формы N N 45, 46);

- описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) и магнитной записи (Формы N 43, 44);

- опись видеодокументов (Форма N 37);

- лист учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов; лист учета аудиовизуальных (фоно) документов (Формы N N 33, 34);

- дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов).

Про описи аудиовизуальных документов см. также комментарии к Главе XLI Правил.

Для электронных документов <122> в качестве обязательных учетных документов, кроме указанных в пункте 23.2 Правил, составляются:

--------------------------------

<122> По учету электронных документов см. также комментарии к Главе XXX Правил.

- описи электронных дел, документов (Приложение N 7 к Правилам).

В этих описях согласно Главе XXX Правил учитываются электронные дела, документы как на физически обособленных носителях, так и включенные в информационную систему архива. Подробнее см. в комментариях к Главе XXX Правил.

Для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в качестве обязательных учетных документов составляются:

- инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (Форма N 16).

Для особо ценных и уникальных документов, в качестве обязательных учетных документов, помимо указанных в пункте 23.2 Правил, составляются:

- лист учета и описания уникального документа (Форма N 35);

- внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы (Форма N 12);

- список фондов, содержащих особо ценные документы (Форма N 50);

- опись особо ценных дел (Форма N 40);

- реестр описей особо ценных дел, документов (Форма N 48).

Для страхового фонда обязательными учетными документами, кроме указанных в пункте 23.2 Правил, являются:

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (Форма N 30);

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (Форма N 29);

- опись страхового фонда на микрофишах (Форма N 41);

- опись страхового фонда на рулонной пленке (Форма N 42).

Для фонда пользования на микроформах обязательными учетными документами, кроме указанных в пункте 23.2 Правил, являются:

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (Форма N 30);

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (Форма N 29).

Для учета электронного фонда пользования на физически обособленных носителях в качестве обязательного учетного документа, кроме указанных в пункте 23.2 Правил, применяется:

- книга учета носителей электронного фонда пользования (Форма N 28).

К вспомогательным учетным документам могут относиться:

- карточки и/или книги перемещения фондов из одного хранилища в другое, в рамках одного архива;

- карточки перемещения описей дел, документов;

- книги учета документов, переданных в другие архивы;

- книги учета конкретного вида документов;

- книги учета электронного фонда пользования;

- список фондов, содержащих электронные документы;

- реестр файлов;

- реестр баз данных;

- удостоверяющий лист электронного дела;

- сведения о перемещении документов (фиксируются отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи)) и др.