VIII. Размещение архивных документов

8.1. Порядок расположения архивных фондов в архивохранилищах определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения.

План (схема) предусматривает распределение фондов по архивохранилищам с указанием их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. Утверждает план (схему) руководитель архива.

План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.

8.2. В архиве должно быть организовано отдельное (обособленное) хранение следующих архивных документов:

- содержащих сведения, составляющие государственную тайну;

- уникальных;

- имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

- кинодокументов на нитрооснове;

- подвергшихся биологическому поражению;

- переданных на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации (см. также раздел VIII Методических рекомендаций).

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива.

8.3. Уникальные документы и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению.

На место изъятого архивного документа вкладывается карта-заместитель и, при необходимости, копия архивного документа.

Все здания, корпуса, этажи и помещения архива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах нумеруются сверху вниз слева направо.

8.4. Местонахождение архивных документов закрепляется в постеллажном и пофондовом топографических указателях (Формы N N 17, 18) <80>, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе (в карточной или листовой форме в необходимом количестве для работы экземпляров) и (или) в электронном виде.

--------------------------------

<80> Здесь и далее даются ссылки на формы учетных и иных документов к Правилам, одобренные Комиссией Федерального архивного агентства по научно-исследовательской и методической работе 31 июля 2020 года, протокол N 1, представленные на сайте ВНИИДАД. URL: https://vniidad.ru/ (дата обращения: 26.03.2021).

При ведении топографических указателей:

- на бумажном носителе - один из его экземпляров хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в соответствующем архивохранилище;

- в электронном виде - в информационной системе архива.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.).

Все изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов и во всех экземплярах топографических указателей.