XV. Перемещение архивных документов

15.1. Перемещение архивных документов в архиве осуществляется:

- между территориально удаленными зданиями - с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления <95>:

--------------------------------

<95> Части 2 - 4 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ.

- между зданиями, находящимися на одной охраняемой территории, или внутри здания архива - с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

15.2. Для проведения массового перемещения архивных документов (не менее трети от общего объема хранящихся в архиве единиц хранения) допускается привлечение сторонней организации по договору.

15.3. При транспортировке архивных документов вне архива должны быть:

- соблюдены меры по их охране и условия, предотвращающие воздействие на них вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальных тары и упаковки;

- обеспечено их сопровождение работником архива при перевозке автомобильным транспортом.

Негативные последствия перемещения документов существенно уменьшаются и сводятся к минимуму при правильной организации работ и выполнении технических требований перемещения. Архив должен заблаговременно подготовиться к перемещению фондов, определить порядок и очередность перевозки в соответствии с учетной системой архива, спецификой размещения материалов в старом здании и планом их размещения в новом.

Неукоснительное соблюдение плана и последовательности перемещения архивных документов является организационной основой охранных и защитных мер, учета и физической сохранности.

Перемещение и размещение документов должно осуществляться в помещениях, отвечающих архивным требованиям и только при полной готовности нового здания к приему документов.

Не допускается перевозка и размещение архивных документов без предварительной проверки систем жизнеобеспечения здания и отдельных помещений в рабочем режиме эксплуатации.

Особое внимание обращается на работу систем отопления и вентиляции (основа климатической и физико-биологической сохранности документов), а также систем водоснабжения, электрообеспечения и пожарной защиты (основа безопасности и безаварийного хранения). Подобная проверка данных систем имеет приоритетное значение в холодный период (ноябрь - апрель). При массовом перемещении архивных документов старое и новое здания архива должны функционировать в штатных режимах жизнеобеспечения.

Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фоно- и фотодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы на физически обособленных материальных носителях, графические и крупноформатные дела и документы подлежат транспортировке только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.

Перевозки документов нежелательны в холодное время года при минусовой температуре. В случае необходимости следует пользоваться обогреваемыми видами транспорта.

Для перемещения архивных документов внутри архива используются тележки и другие средства.