XXXIX. Назначение и состав системы справочно-поисковых средств архива

39.1. Справочно-поисковые средства архива предназначены для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации. Они создаются на единой научно-методической основе, в соответствии с принципами взаимосвязи и взаимодополняемости с целью формирования единой информационной поисковой системы архива.

Правилами закреплено право архива определять физические формы ведения справочников: на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Исключением является опись дел, документов, которая является одновременно учетным документом: в архиве должны обязательно иметься два или три (на усмотрение руководства архива) экземпляра описей на бумажном носителе. Архив может отказаться от обязательного ведения на бумажном носителе других типов и видов справочников только при условии их полного перевода в электронный вид и предоставления доступа к ним пользователям в сети Интернет или компьютерах, установленных в читальном зале архива.

Справочно-поисковые средства могут формироваться на основе данных, внесенных в Программный комплекс "Архивный фонд". Кроме того, они должны четко коррелировать с учетными данными, своевременно обновляться и актуализироваться. Для привлечения внимания пользователей и их своевременного информирования о расширении исследовательских возможностей следует вести перечень новых поступлений архива и список рассекреченных дел, документов.

Архиву рекомендуется проводить анализ востребованности архивных справочников, тематики запросов пользователей, частоты обращений к тем или иным фондам, а также тенденций изменения пользовательской аудитории и на основе сделанных выводов определять основные направления развития справочно-поисковых средств и ожидаемые показатели. Целесообразно при этом учитывать рекомендации пользователей, в том числе полученные путем анкетирования. Соответствующие позиции следует включать в годовые планы архива, в концепцию развития архива или концепцию развития архивного дела в том или ином субъекте Российской Федерации.