35.9. Учет источников комплектования. Ведение наблюдательных дел

Архив должен вести учет источников комплектования. Для этой цели заводится наблюдательное дело на каждый источник комплектования (организацию и гражданина).

Наблюдательное дело формируется с момента включения организации, гражданина в список источников комплектования государственного, муниципального архива и ведется до момента исключения организации, гражданина из него.

В наблюдательное дело организации рекомендуется включать:

- выписки из протоколов ЭПК с результатами рассмотрения экспертных заключений о постановке, исключении организации из списка источников комплектования, фондировании, описей дел постоянного хранения и по личному составу;

- письма об утратах документов, акты и др. о состоянии архивного фонда организации;

- справки об обследовании условий хранения и сохранности документов постоянного хранения и по личному составу;

- копии положений об архиве и экспертной комиссии организации;

- копии устава, положения организации;

- описи дел, документов постоянного хранения после утверждения на ЭПК до передачи на хранение в архив;

- описи дел по личному составу;

- номенклатуры дел.

Состав документов, помещаемых в наблюдательные дела, периодически пополняется соответствующим комплексом действующих нормативных, методических и других документов.

Заключения на годовые разделы описей, направляемые на рассмотрение ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, ЭПК научной организации должны храниться в материалах соответствующих комиссий.

При переходе организации в источники комплектования другого архива, в данный архив передается и ее наблюдательное дело.

В наблюдательное дело гражданина - источника комплектования архива рекомендуется включать сведения о гражданине, о составе и содержании его архивных документов.

При исключении организации или гражданина из числа источников комплектования архива их наблюдательные дела подлежат упорядочению и передаче в архивный фонд архива. При этом наблюдательное дело подвергается полной обработке (экспертиза, переплет, нумерация), включается в опись и передается на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив.

Рекомендуется вести учет источников комплектования с использованием информационной системы, позволяющей собирать и анализировать статистические данные, осуществлять, при необходимости взаимосвязь с другими процессами архивной деятельности и др. <145>

--------------------------------

<145> См., например: Концепция информатизации (автоматизации) деятельности государственного архива/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014. - 80 с. URL: http://archives.ru/sites/default/files/2014-koncepciya-informatization-gosarchive.pdf (дата обращения: 26.03.2021).