L. Организация информационных мероприятий

50.1. Архив проводит, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, информационные мероприятия: конференции, круглые столы, презентации, экскурсии, лекции, встречи с общественностью, дни открытых дверей, уроки, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг.

Основными этапами подготовки каждого мероприятия являются:

- выбор темы;

- определение формы проведения;

- предварительное определение состава участников;

- выбор места и времени проведения;

- составление программы мероприятия (перечень выступлений, показ видеоматериалов, прослушивание фонозаписей, круглый стол, кофе-брейк, перерыв на обед, экскурсии, и т.д.);

- определение ответственных исполнителей, отвечающих за подготовку и проведение мероприятия;

- составление сметы расходов на проведение мероприятия;

- аккредитация СМИ.

Руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо может заключать договор на проведение экскурсий.

50.2. В помещениях архива информационные мероприятия проводятся с учетом ограничений, установленных пунктами 5.1, 5.3, 5.16, 5.20, 5.21 Правил.

Руководству архива следует осуществлять проведение информационных мероприятий в помещениях архива, организуя контроль за соблюдением норм обеспечения сохранности архивных документов, установленных действующими Правилами.

50.3. Архив осуществляет информирование общественности о своей деятельности и хранящихся архивных документах через средства массовой информации, а также путем размещения и актуализации сведений, относящихся к его деятельности, в информационно-телекоммуникационных сетях.

Руководству архива рекомендуется размещать сведения о своей деятельности и хранящихся в нем документах в средствах массовой информации и информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования, включая сеть Интернет. Желательно размещать и актуализировать информацию на Интернет-портале "Архивы России", Интернет-сайтах федеральных архивных учреждений и архивных учреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления, в состав которых в качестве структурных подразделений входят муниципальные архивы.

При подготовке информационного мероприятия рекомендуется разместить на сайте архива, уполномоченного органа в области архивного дела и делопроизводства (Росархива), уполномоченного органа в области архивного дела субъекта Российской Федерации информацию о предстоящем мероприятии с указанием его названия, формы, даты и места проведения. Размещается также приглашение к участию в мероприятии с формой анкеты для заявки, адресом электронной почты получателя заявки.

После того, как определены состав участников конференций, вебинаров, круглых столов и названия выступлений, в Интернете публикуется полная программа мероприятия.

По результатам мероприятия могут издаваться сборник тезисов докладов и сообщений, сборник статей с их одновременной публикацией на сайте архива.

По окончании мероприятия в Интернете рекомендуется размещать отчет о мероприятии, включающий освещение основных вопросов, обсуждавшихся в ходе мероприятия, перечень участников и аннотации их выступлений, фотоотчет, видеозаписи выступлений, дискуссий, экскурсий.

Для информирования общественности о мероприятиях рекомендуется вести страницы архива в социальных сетях.

Расценки на подготовку публикаций о проведенных информационных мероприятиях в печатных и электронных средствах массовой информации, на проведение теле- и радиопередач с использованием документов архива рекомендуется устанавливать на основе договора между архивом и средством массовой информации <266>.

--------------------------------

<266> Рекомендации по оказанию платных услуг федеральными казенными учреждениями, подведомственными Федеральному архивному агентству / Росархив, 2017 // Федеральное архивное агентство. Офиц. сайт. [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/methodics/rekomendacii-po-okazaniyu-platnyh-uslug-federal.html (дата обращения: 26.03.2021).