7. Паспорт архивохранилища

Паспорт архивохранилища составляется в произвольной форме для каждого архива и содержит сведения об условиях хранения документов, их составе и физическом состоянии.

В разделе об условиях хранения указывается площадь архивохранилища в квадратных метрах, протяженность стеллажей в погонных метрах (в том числе занятых документами, металлических), загруженность архивохранилища в процентах, оснащенность системами безопасности (наличие охранной сигнализации, пожарной сигнализации, системы автоматического пожаротушения, современной электропроводки и электрооборудования).

В разделе о составе документов указывается количество фондов, единиц хранения (единиц учета) по видам документации, неописанных, особо ценных и уникальных документов, имеющих страховой фонд и фонд пользования, описей (в том числе, имеющих полный комплект), количество закаталогизированных документов и фондов.

В разделе о физическом состоянии дел, документов указывается количество дел, требующих реставрации, подшивки и переплета, дезинфекции, дезинсекции, оформления обложек, картонирования; физико-химической, технической и биологической обработки.

Паспорт архивохранилища составляется на 1 января следующего за отчетным года и подписывается лицом, ответственным за архивохранилище.

В архиве может быть разработана инструкция по заполнению паспорта архивохранилища.