XLII. Путеводитель по фондам

--------------------------------

<184> Подготовка архивных путеводителей: Методические рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2011. - 192 с.

42.1. Путеводитель - это справочник, содержащий сведения о документах (их комплексах) и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием на предварительном этапе, до обращения пользователя в архив.

В Правилах определены основные виды путеводителей: путеводитель по фондам архива и краткий справочник по фондам архива.

Кроме того, в архивах могут создаваться следующие виды путеводителей: путеводитель по фондам архивов, краткий справочник по фондам архивов, тематический путеводитель по фондам архива (архивов). По наличию информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители могут быть внутриархивными и межархивными, по схеме классификации описаний внутри справочника - структурными и тематическими.

К межархивным видам путеводителей относятся:

- путеводитель по фондам архивов;

- краткий справочник, справочник по фондам архивов, библиотек, музеев;

- тематический путеводитель по фондам архивов.

В межархивных путеводителях могут приводиться как характеристики отдельных фондов, так и обобщенные описания документов архивов.

В основу схемы систематизации информации межархивного путеводителя может быть положено национально-государственное устройство и административно-территориальное деление России. При этом наименования (названия) субъектов Российской Федерации располагаются в следующей последовательности: республики, края, области, города федерального значения, автономные области, автономные округа. Внутри этих подразделов названия субъектов Российской Федерации представляются по алфавиту.

В межархивном путеводителе по архивам одного субъекта Российской Федерации рекомендуется сначала представлять информацию о государственных, а затем о муниципальных архивах, при этом архивы одного уровня могут располагаться по алфавиту.

Допускается использовать и другие схемы структурирования информации внутри справочника с учетом его целевого назначения и удобства использования.

Подготовка путеводителя любого вида представляет собой серьезную научную и организационную деятельность целого коллектива разработчиков. Работа должна быть тщательно спланирована и организована, включая определение состава исполнителей, редколлегии (в некоторых случаях), ответственного составителя, разработки плана-проспекта, плана-графика, рабочих инструкций, проведение рабочих совещаний.

После подготовки проекта путеводителя рекомендуется получить на него рецензии специалистов других архивов, научно-исследовательских учреждений, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела, организовать обсуждение проекта на заседании научного (научно-методического) совета или иного научного совещательного органа.

Только после получения от научного совещательного органа рекомендации к публикации путеводителя архив может начать подготовку к изданию путеводителя и (или) его публикации в электронном виде на сайте архива.

Путеводитель по фондам архива является одним из важнейших структурных справочников архива, так как содержит наиболее полную информацию о составе и содержании фондов конкретного архива.

Путеводитель по фондам должен содержать описательные статьи на уровне каждого архивного фонда, систематизированные по разработанной архивом схеме, и справочный аппарат, включающий титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели и общую библиографию.

Схема построения путеводителя по фондам архива должна отражать исторически сложившуюся организацию фондов (документов) в архиве или логические взаимосвязи между группами фондов (документов) в соответствии с их составом и содержанием.

В государственных архивах, документы которых отражают различные стороны деятельности государства и общества, при разработке схемы путеводителя рекомендуется использовать Главную и Основную таблицы Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007). Подразделы схемы строятся по производственно-отраслевому принципу в исторической и логической последовательности. В самостоятельные разделы путеводителя целесообразно выделять характеристики фондов личного происхождения, архивных коллекций, а также аудиовизуальных документов.

Представление архивных фондов однотипных организаций может быть дано в путеводителе по фондам архива кратко - в виде списка неаннотируемых фондов (перечня названий фондов и справочных данных о них).

К обязательным элементам справочного аппарата путеводителя по фондам архива относятся титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели.

Кроме того, может составляться общий список литературы к путеводителю, включающий научные работы об архиве, по истории фондообразователей и фондов, публикации документов фондов архива.

В многотомном издании путеводителя по фондам архива справочный аппарат составляется как для всего издания в целом, так и для каждого тома в отдельности.

Правила закрепляют набор обязательных элементов описательной статьи архивного фонда, архивной коллекции в путеводителе (пункт 42.2 Правил). Методика составления этих элементов подробно раскрыта в методических рекомендациях ВНИИДАД <185>.

--------------------------------

<185> См.: "Подготовка архивных путеводителей..." С. 79 - 102.

42.2. Описательная статья архивного фонда, архивной коллекции в путеводителе по фондам архива должна включать:

- название, справочные данные (сокращенное наименование архива, номер фонда, коллекции, количество единиц хранения (единиц учета), объем документов каждого вида с крайними датами, крайние даты документов с указанием незадокументированных периодов (при наличии), сведения о количестве описей).

Примеры:

Комиссия по мирным переговорам в Бресте. 1917 - 1918. ГА РФ. Ф. Р-8321, 1 оп., 42 ед. хр., крайние даты: 1917 - 1918);

- сведения об истории фондообразователя - организации (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру, функции и их изменения, названия организаций-предшественника и правопреемника) или краткие биографические данные о фондообразователе - физическом лице (фамилию, имя, отчество (при наличии), псевдоним, прежнюю фамилию, даты жизни, профессию, данные о служебной и общественной деятельности).

Примеры:

9 (22) декабря 1917 г. были начаты мирные переговоры РСФСР с одной стороны и Германии, Австро-Венгрии, Болгарии, Турции с другой. Для постоянной связи ВЦИК, СНК РСФСР и ЦК РСДРП(б) с мирной делегацией РСФСР была образована настоящая комиссия. 3 марта 1918 г. Брестский договор был подписан, и комиссия прекратила свое существование);

- сведения об истории фонда, коллекции (дату, источник и основание поступления в архив, степень сохранности документов, особенности формирования, описания и систематизации документов, изменения в составе и объеме и их причины, наличие в фонде документов других организаций или лиц (фондовых включений), о времени, условиях создания, принципах формирования и местонахождении архивной коллекции до поступления в архив, а также о ее составителе);

- аннотацию о составе и содержании документов фонда, коллекции.

Примеры:

Стенограммы выступления руководителя мирной делегации от РСФСР Л.Д. Троцкого (1917), стенограммы переговоров (январь - февраль 1918), мирный договор между Германией, Австро-Венгрией, Болгарией и Турцией, с одной стороны, и РСФСР, с другой (3 марта 1918),

Протоколы мирного договора с участием украинской делегации (копии), протоколы заседаний украинской, германской и австро-венгерской делегаций (16 - 19 января 1918, копии на немецком языке).

В аннотации дается краткая характеристика отдельных, наиболее важных документов фонда, в частности, особо ценных и уникальных. Могут указываться как заголовки документов, так и краткое изложение их содержания. Перечисляются имена и фамилии лиц, названия учреждений, стран, географические названия, упоминаемые в документах, если они являются значимыми для поиска информации. В аннотации можно указывать наличие в фонде документов на разных носителях, в разных форматах и др.;

- сведения о языке документов, условиях доступа и использования, сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду, коллекции.

В качестве дополнительных сведений в описательной статье путеводителя могут быть указаны:

- сведения о местонахождении дополняющих фонд документов в данном и других архивах;

- физические характеристики документов фонда;

- библиография о фонде - перечень стандартизированных описаний изданий по истории фондообразователя, справочников, исследований о документах фонда и их публикаций.