XVIII. Страховой фонд

18.1. В целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения подлинников уникальных и особо ценных документов архив создает самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации страховой фонд.

Страховой копией архивного документа на бумажном носителе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати:

- для оригинала, содержащего негативное изображение, страховой копией является промежуточный позитив;

- для оригинала, содержащего позитивное изображение, страховой копией является контратип;

- для оригинала звукового фильма страховой копией являются совмещенные копии изображения и фонограммы промежуточного позитива или контратипа, соответствующие типу изображения в оригинале.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте. Страховые копии могут создаваться также на оптических дисках одноразовой записи.

Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа.

Для уникальных фонодокументов страховые копии могут быть изготовлены способом механической звукозаписи в виде граморигиналов.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива (дубль-негатива) страховой копией является промежуточный позитив, для диапозитива (слайда), позитива, дубль-позитива - дубль-негатив, для фотоотпечатка - негатив.

Страховое копирование производится в соответствии со стандартами, принятыми и введенными в действие уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по техническому регулированию и метрологии <100>. Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы (единицы учета).

--------------------------------

<100> ГОСТ Р 33.505-2003. Единый Российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200032423 (дата обращения: 26.03.2021); ГОСТ Р 13.1.107-2005 Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200040899 (дата обращения: 26.03.2021); ГОСТ Р 33.1.02-2008 ЕРСФД. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200068695 (дата обращения: 26.03.2021); ГОСТ Р 33.3.02-2008 ЕРФСД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения. URL: http://docs.cntd.ru/document/1200068694 (дата обращения: 26.03.2021).

18.2. Очередность страхового копирования определяется архивом с учетом физического состояния и интенсивности использования архивных документов. Первоочередному копированию подлежат уникальные, особо ценные документы с повреждениями материального носителя и документной информации.

Создание страхового фонда на особо ценные документы осуществляется: федеральными государственными архивами, находящимися в ведении Росархива, за счет бюджетных ассигнований, предусмотренных в федеральном бюджете Росархиву. Создание страхового фонда на особо ценные документы в других архивах производится за счет бюджетных ассигнований соответствующих бюджетов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований.

Подготовка уникальных документов и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ (Глава XIV Правил).

18.3. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании расшивка дел производится по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново.

18.4. При приеме изготовленных страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния.

18.5. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка страхового фонда проводятся в том же порядке, что и аудиовизуальных документов (согласно Главам X и XII Правил) - один раз в пять лет, при этом ежегодному контролю подлежит не менее 20% страховых копий.

18.6. Страховой фонд должен храниться территориально обособленно от архивных документов:

- федеральными архивами - в федеральном казенном учреждении "Центр хранения страхового фонда" (далее - ЦХСФ);

- остальными архивами - в ЦХСФ или в специальном архивохранилище, расположенном на территории субъекта Российской Федерации.

Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства по обращению федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела <101>; в специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации - уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела <102>.

--------------------------------

<101> Часть 2 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ.

<102> Пункт не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации.

18.7. Прием-передача страхового фонда архива осуществляется на основании приказа соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела и оформляется актом приложение N 3 к Правилам) <103>.

--------------------------------

<103> Часть 4 статьи 17 Федерального закона N 125-ФЗ.