41.3. Усовершенствование и переработка описей

Архив в целях повышения информативности справочно-поисковых средств проводит усовершенствование и переработку описей.

Усовершенствование описи дел, документов заключается в повышении ее информативности в целях более эффективного поиска архивных документов и архивной документной информации:

- уточнении заголовков и крайних дат единиц хранения (единиц учета) (без изменения их систематизации);

- создании аннотаций на отдельные архивные документы или группы архивных документов;

- составлении недостающих элементов справочного аппарата к описи.

Информативность заголовков можно повысить путем более детального или более точного раскрытия содержания единиц хранения, аннотирования отдельных документов или устранения имеющихся ошибок.

Усовершенствование описи проводится без изменения систематизации единиц хранения, изменения учетных характеристик.

Изменения вносятся во все экземпляры описи. Усовершенствованная опись не подлежит утверждению ЭПК.

Повысить информативность описи можно также в рамках электронной информационной поисковой системы за счет составления структурированного заголовка (совокупности подзаголовков единицы хранения/единицы учета, размещаемых в отдельном поле информационной системы, для обеспечения более точного поиска информации пользователями) <180>.

--------------------------------

<180> Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов: метод. рекомендации / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2013. П. 2.3.1. URL: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-opis-2013.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

Составление структурированного заголовка особенно востребовано для "глухих" (малоинформативных) заголовков, сформулированных по номинальному признаку ("Протоколы", "Решения", "Постановления" и т.д.).

Переработка описи дел, документов подразумевает более глубокие, чем при ее усовершенствовании, изменения:

- проведение экспертизы ценности архивных документов (см. комментарии к Главе XXXVI Правил);

- уточнение их фондовой принадлежности (см. комментарии к Главе II Правил);

- уточнение или пересоставление заголовков единиц хранения (единиц учета);

- определение или уточнение их крайних дат;

- пересистематизацию по новой схеме систематизации;

- составление недостающих элементов справочного аппарата к описи.

Рекомендуется в первую очередь осуществлять переработку описей, неточно или недостоверно представляющих учетные характеристики, нелогично структурированных, а также не соответствующих современным требованиям к их составлению <181> (в частности, карточных, составленных на иностранных языках, рукописных, имеющих многочисленные пометы и др.).

--------------------------------

<181> Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной учетной документации и возможности их представления в электронной среде. Аналитический обзор. / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2014. - 386 с., 22 прил. URL: http://archives.ru/sites/default/files/2014-evolution-opis.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

В результате переработки описи дел, документов составляется новая опись, которая подлежит утверждению в порядке, установленном пунктом 36.7 Правил.

Один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов включается в состав фонда, учитывается во вновь составленной описи дел, документов под последним учетным номером.

Остальные экземпляры пересоставленной описи выделяются к уничтожению.

Разработанная новая схема систематизации единиц хранения в описи приводит к изменению их шифров. К переработанным фондам составляется переводная таблица шифров, в которых предусмотрена отсылка от старых шифров к новым. Переводная таблица к переработанной описи, помимо самой описи, помещается в соответствующее дело фонда.

Переработанная опись не должна содержать дел по личному составу временных сроков хранения, на них составляется отдельная опись.

При планировании работ по усовершенствованию и переработке описей следует учитывать не только качество составления описи, но и количество обращений к данному фонду (его востребованность пользователями), а также наличие других справочно-поисковых средств, содержащих описания на уровнях группы документов, документа, части документа.