1. Книга учета поступлений документов (Приложение N 4 к Правилам)

В книге учета поступлений фиксируется каждое, в том числе повторное, поступление документов за календарный год и их физическое состояние.

Каждое поступление фиксируется под одним порядковым номером в валовой последовательности и может состоять из документов одного или нескольких фондов. Сведения по одному поступлению по каждому фонду записываются с новой строки под тем же порядковым номером.

В книге учета поступлений указывается:

- государственный орган власти, муниципальный орган власти, организация, физическое лицо, от которого(ой) поступили документы. Организация или лицо, передающее документы, может не являться при этом источником комплектования (фондообразователем);

- реквизиты акта/договора, на основании которого поступили документы;

- даты (годы) документов; допускается указание дат в формате: конец XIX в., вторая четверть XX в.;

- название фонда;

- количество поступивших единиц хранения и/или единиц учета (см. пункт 22.1 Правил).

Краткая характеристика физического состояния поступивших документов может включать указание на поражение биологическими вредителями, повышенную влажность, значительные повреждения бумаги и текста, запыленность и т.п.

Фондам, поступившим впервые, присваивается учетный номер по списку фондов, который затем записывается в книгу учета поступлений. Для документов, поступивших по фонду, уже имеющемуся в архиве, указывается номер, присвоенный фонду ранее.

Поступления вносятся в книгу учета поступлений на основании актов приема-передачи архивных документов на хранение, договоров.

По итогам года в книге учета поступлений составляется итоговая запись о количестве поступивших единиц хранения/единиц учета.

Допускается вести раздельно книги учета поступлений документов на разных носителях.

На основе сведений, включенных в книгу учета поступлений документов, составляются другие учетные документы архива.