2. Список фондов (Приложение N 5 к Правилам)

В списке фондов в валовой последовательности учитываются принятые на хранение архивные фонды, а также ведется общий учет находящихся на архивном хранении, поступивших и выбывших фондов. Данный вид учетного документа не ведется при нефондовой организации хранения, а также если на хранении имеется только один фонд.

Номер фонда присваивается фонду при первом поступлении в архив по списку фондов. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также "свободные номера" - номера, за которыми не был закреплен какой-либо фонд. Добавление индекса к номеру фонда осуществляется в соответствии с пунктом 22.4 Правил.

Объединенные фонды и коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных как отдельные фонды, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

В случае передачи фонда в другой архив, включения фонда в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех дел освободившийся номер фонда другому фонду не присваивается.

Перенумерация фондов допускается только в исключительных случаях при наличии соответствующего разрешения (см. комментарии к пункту 22.4 Правил).

В качестве даты первого поступления фонда в архив указывается: дата утверждения акта приема-передачи архивных документов на хранение или дата утверждения акта описания архивных документов, переработки описей (при создании нового фонда в архиве).

Название архивного фонда в списке фондов включает полное и официально установленное сокращенное название (в скобках) фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Полное название фондообразователя включает указание его организационно-правовой формы и собственное название.

Примеры:

Публичное акционерное общество "Архивное дело" (ПАО "Архивное дело").

Федеральное государственное унитарное предприятие "Почта России" (ФГУП "Почта России").

При наличии переименований фондообразователя в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который поступили документы.

Название объединенного архивного фонда может состоять:

- из обобщенного названия включенных в него архивных фондов;

- из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций;

- из перечня названий сменявших друг друга организаций.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, с указанием его псевдонима, титула, ранга, звания, крайних дат жизни, рода занятий, должности; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий, имен, отчеств главных членов семьи или рода с указанием их титулов, рангов, званий, крайних дат жизни, рода занятий, должности.

Примеры:

"Катаев Валентин Петрович (1897 - 1986) - русский советский писатель, поэт и драматург".

"Аксаковы: Сергей Тимофеевич (1791 - 1859) - писатель; его сыновья: Константин Сергеевич (1817 - 1860) - поэт, публицист; Григорий Сергеевич (1820 - 1891) - сибирский губернатор; Иван Сергеевич (1823 - 1886) - поэт, публицист".

"Орловы-Давыдовы, графы, помещики Костромской, Московской, Нижегородской, Петербургской, Симбирской, Ярославской и других губерний. Владимир Григорьевич Орлов (1743 - 1831), директор Академии художеств; Григорий Владимирович Орлов (1777 - 1826), сенатор, литератор; Владимир Петрович Орлов-Давыдов (1809 - 1882), литератор, петербургский губернский предводитель дворянства".

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (владелец, собиратель).

Примеры:

"Коллекция нот советских композиторов (1920 - 1991)".

"Офицерские сказки и другие документы о службе личного состава русской армии (1688 - 1802)".

Название фонда вносится в список фондов с титульного листа описи или из исторической справки. При изменении названия фондообразователя новое название вносится в список фондов с указанием основания переименования.

При выбытии фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается акт, на основании которого выбывают документы. В графе "Примечания" указывается архив, в который передан, или фонд, в состав которого вошел присоединенный фонд.

К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января, следующего за отчетным годом с указанием общего количества фондов в архиве, количества и номеров, поступивших/выбывших фондов, количества свободных (не закрепленных за конкретными фондами) номеров фондов.