Сроки выдачи архивных документов во временное пользование

--------------------------------

<91> Часть 1 статьи 57 ГПК; пункт 19 статьи 5 УПК; пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона N 2202-1.

При наличии фонда пользования выдача подлинников архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями Главы XIV Правил.

Если поступала просьба от пользователя о продлении срока нахождения заказанных им дел, документов в читальном зале, данный срок может быть продлен не более чем на 10 рабочих дней.

Если подобранные дела, документы не были востребованы пользователем, после истечения установленного срока (см. таблицу 5) они подлежат возврату в архивохранилище без уведомления пользователя <92>.

--------------------------------

<92> Пункт 4.2.17 "Порядка использования...". URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

14.7. Выдача архивных документов в читальный зал производится на основании заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (Форма N 15) и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал (Форма N 27), в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

Выдача электронных копий документов в читальный зал может осуществляться:

- на физически обособленных носителях;

- по информационно-телекоммуникационной сети архива в рамках использования специализированного программного обеспечения, входящего в состав информационной системы архива.

Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях производится на основании заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (Форма N 15), который визируется руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требование) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения. Заказ (требование) хранится в архивохранилище после сдачи архивных документов до минования надобности, но не менее одного года, после чего подлежит уничтожению.

Выдача архивных документов в лабораторию архива производится на основании заказа на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами.

Выдача архивных документов во временное пользование производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование (Форма N 2) в порядке, установленном пунктом 14.1 Правил, и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.

Выдача кино-, фоно- и видеодокументов во временное пользование и прием их обратно в архив осуществляется с обязательной проверкой на воспроизводимость с использованием контрольно-измерительной аппаратуры.

Заказ архивных документов пользователями может осуществляться через информационную систему архива.

14.8. Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по виду выдачи (в читальный зал, работникам архива для использования в служебных целях, во временное пользование), или в информационной системе архива.

14.9. Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждается в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива.

14.10. На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель (Форма N 26), в которой указывается:

- архивный шифр;

- дата выдачи единицы хранения;

- фамилия и инициалы работника архива или пользователя.

14.11. Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется:

- путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал;

- в автоматическом режиме в информационной системе архива.

При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов принимаются меры по их возвращению на места хранения. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов, а также технического состояния и воспроизводимости электронных документов и их копий на физически обособленных материальных носителях. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.

При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке (Глава XI Правил). В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов, выданных во временное пользование, в присутствии возвративших их работников архива или представителей организации - фондообразователя (правопреемника). Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.

Архив обязан уведомить пользователя о том, что пользователь отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с "Порядком использования...". <93>

--------------------------------

<93> URL: http://archives.ru/documents/prik143_2017.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

14.12. В случаях повреждения или хищения архивного документа архив обязан:

- незамедлительно обратиться с заявлением в правоохранительные органы;

- проинформировать уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела;

- принять меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации <94>.

--------------------------------

<94> Части 2 - 4 статьи 14 Федерального закона N 125-ФЗ; статья 298 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) // Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301; 2010, N 19, ст. 2291; часть 2 статьи 25 Федерального закона от 12.01.1996 N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" // Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст. 145; 2007, N 1, ст. 39; N 27, ст. 3213; 2010, N 19, ст. 2291.