XLIX. Публикация и экспонирование архивных документов

49.1. Архив осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов, их копий и электронных образов, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг в соответствии с прейскурантом архива.

В соответствии с Федеральным законом N 125-ФЗ государственные и муниципальные архивы публикуют и экспонируют архивные документы <261>.

--------------------------------

<261> Часть 7 статьи 26 Федерального закона N 125-ФЗ.

Руководителю архива или уполномоченному им должностному лицу рекомендуется заключать с издательством договор, с обязательным указанием прав и обязанностей издательства и заказчика (архива), авторов-составителей, сроков и последовательности выполнения работ, бюджета по выполнению издательского проекта <262>.

--------------------------------

<262> Рекомендации по оказанию платных услуг федеральными казенными учреждениями, подведомственными Федеральному архивному агентству / Росархив, 2017 // Федеральное архивное агентство. Офиц. сайт. [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/methodics/rekomendacii-po-okazaniyu-platnyh-uslug-federal.html (дата обращения: 26.03.2021).

Типы публикаций архивных документов (научный, научно-популярный и учебный) и виды (пофондовая, тематическая, издание документов одной разновидности, издание документов одного лица, смешанная) определяются их целевым назначением, спецификой отбора источников, приемов передачи текста архивных документов и составом справочно-поисковых средств к ним.

Формы публикаций архивных документов - печатная публикация; электронная публикация, в том числе сетевая, зависят от характера источника, от целей и методов публикации <263>.

--------------------------------

<263> Публикация документов следственных и судебных дел политического характера (1920 - 1950 гг.): методическое пособие / ВНИИДАД; сост. И.А. Дегтярева, И.И. Кудрявцев. - М.: ИПО "У Никитских ворот", 2008. - 88 с.

Подготовка публикации архивных документов включает в себя ряд этапов:

- выбор темы, объекта и предмета публикации и включение ее в план работы архива;

- определение цели и задач публикации;

- определение типа, вида и формы публикации в соответствии с целью и задачами публикации;

- формирование плана-проспекта публикации;

- выявление документов для публикации;

- отбор документов для публикации;

- выбор способа передачи текста архивных документов;

- подготовка информационного сопровождения документов в публикации;

- подготовка исторического введения и археографического предисловия;

- составление научно-справочного аппарата публикации;

- формирование макета публикации;

- научное редактирование;

- работа с издательством.

Для обеспечения научно-исследовательских и организационных процессов при подготовке документальных публикаций архиву рекомендуется: сформировать редакционную коллегию, коллектив составителей, назначить главного редактора и руководителя проекта, заключить договоры с заинтересованными организациями и лицами.

Для электронных публикаций исторических документов рекомендуется придерживаться существующей археографической традиции издания источников.

Ценность публикации в виде образов документов заключается в точной передаче вида рукописных материалов с сохранением особенностей почерка, правки, маргиналий на полях и т.д. При создании графического файла, содержащего образ документа, рекомендуется избегать искажений, в том числе обрезки краев документа в изображении.

Рекомендуется снабжать описание файла, содержащего оцифрованный образ документа, метаданными, такими как дата оцифровки, размер файла. Если при подготовке изображения к публикации производилась обработка или коррекция изображения (ретуширование, реставрация и т.п.), рекомендуется указывать в метаданных вид обработки или коррекции, использованное программное обеспечение.

Формой электронной публикации архивных документов могут считаться базы данных с присоединенными файлами образов документов. В таком случае базы данных рекомендуется сопровождать историческим и археографическим предисловиями, а образы документов в базах данных снабжать архивными шифрами, метаданными. Информация, содержащаяся в базах данных, должна быть доступна для индексации поисковыми машинами Интернета; целесообразно снабжать подобную базу данных различного рода указателями, чтобы предоставить пользователю возможность самостоятельного формирования подборок документов.

Схожей с базами данных формой электронной публикации архивных документов являются Интернет-проекты (те из них, которые содержат публикации электронных образов архивных документов), сочетающие особенности, присущие электронным публикациям и Интернет-выставкам архивных документов (см. ниже).

Архив может организовывать экспонирование архивных документов самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

В полном объеме процесс организации выставки включает в себя:

- определение темы, целей и задач;

- определение круга фондов, потенциально содержащих искомую информацию;

- изучение литературы, справочно-поисковых средств архива;

- разработку концепции;

- выявление и отбор архивных документов;

- работа с музеями, хранящими экспонаты, относящиеся к тематике данной выставке;

- аннотирование архивных документов, экспонатов;

- составление тематико-экспозиционного плана выставки;

- подготовку архивных документов для экспонирования;

- реставрацию архивных документов;

- изготовление копий и муляжей архивных документов;

- заключение договора имущественного страхования;

- монтаж и художественное оформление выставки;

- подготовку текста экскурсии;

- проведение инструктажа для экскурсоводов;

- аккредитацию средств массовой информации (СМИ);

- подготовку пресс-релиза для СМИ;

- подготовку экспликации выставки;

- создание буклета (каталога) выставки;

- оформление книги отзывов посетителей.

Для перечисленных видов работ определяются: бюджет рабочего времени, ответственные исполнители и сроки исполнения, а также разрабатываются тематический (концепция) и тематико-экспозиционный планы.

На стадии подготовки тематического плана выставки (концепции) формулируются цели и задачи выставки (если архив является головной организацией в подготовке выставки) или цели и задачи участия архива в выставке (если архив является соисполнителем проекта). При формулировании данных целей и задач должны учитываться состав и содержание документов архива, наличие ограничений на доступ и использование архивных документов, планируемых для экспонирования.

На основе тематического плана проводится выявление и отбор архивных документов, иллюстративных и иных материалов.

Тематико-экспозиционный план является документом, по которому создается экспозиция выставки. В тематико-экспозиционный план рекомендуется включать аннотированный перечень отобранных для экспонирования архивных документов, иллюстративных и иных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки, с указанием их размеров и порядка размещения на стендах или в витринах. Ответственными за сохранность архивных документов являются организаторы выставки. Контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов при экспонировании обеспечивает архив, предоставивший эти документы для выставки.

Для постоянных и временных выставок целесообразно, при наличии такой возможности, использовать современные мультимедийные технологии: интерактивные стенды, аудиовизуальное, проекционное оборудование и др.

Работник архива осуществляет выдачу подлинных архивных документов для участия в выставке за пределами архива только при наличии письма за подписью руководителя учреждения или организации, приглашающей архив к участию в экспозиции и являющейся принимающей стороной.

На основании этого письма руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо заключает договор с принимающей стороной и оформляет акт выдачи архивных документов во временное пользование (Форма N 2). Договор и акт выдачи архивных документов во временное пользование составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, второй передается принимающей стороне. В книге выдачи архивных документов во временное пользование работник архива делает соответствующую отметку.

В договор на представление подлинников архивных документов на экспонирование вне архива в обязательном порядке включаются: обязательства организации - организатора выставки по созданию в помещении, в котором они будут экспонироваться, условий, отвечающих требованиям, установленным пунктами 5.1, 5.3, 5.20, 5.21 Правил, и соблюдению в нем температурно-влажностных параметров воздуха в пределах 15 процентов от установленных пунктом 5.16 Правил; ответственность организации-организатора за сохранность подлинников архивных документов; право архива осуществлять контроль за соблюдением организацией-организатором требований обеспечения сохранности подлинников архивных документов, выданных для экспонирования.

Директором архива издается приказ о выдаче документов во временное пользование.

Выдача архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистная проверка наличия и состояния архивных документов, производится работником архивохранилища. Выдача документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, который регистрируется в книге выдачи архивных документов из архивохранилища в рабочие помещения. Работник архива, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения.

Рекомендуется организовать сопровождение работником архива экспонируемых вне архива документов.

При возвращении архивных документов в архивохранилище в книге выдачи архивных документов работником архива делается отметка об их возвращении в присутствии работника архива, возвращающего документы.

Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища на выставку, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (Приложение N 8 к Правилам) и лист использования архивных документов (Форма N 31).

Выдачу архивных документов рекомендуется осуществлять с обязательной сверкой архивного шифра и заголовков на обложке дела с описью дел.

Архив, предоставивший документы для выставки во временное пользование другой организации, вправе осуществлять контроль за соблюдением требования обеспечения сохранности архивных документов, а также за наличием информации об архиве, предоставившем документы.

При выдаче архивных документов во временное пользование архиву рекомендуется уведомлять пользователя об ответственности за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для контроля за сохранностью архивных документов, выданных во временное пользование на выставку вне архива, работнику архива рекомендуется проводить проверку их наличия и условий хранения по мере необходимости.

В выставочном зале при выдаче и приеме архивных документов работнику архива рекомендуется осуществлять проверку их наличия и полистную проверку их физического состояния в установленном порядке (см. комментарии к Главе XI Правил). Если выявлены утери или повреждения архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архива и представляется на рассмотрение руководства архива.

Возврат архивных документов в архивохранилище фиксируется в книге выдачи архивных документов из хранилища во временное пользование. При выявлении повреждений возвращаемых архивных документов работнику архива следует составлять акт, который подписывается заведующим архивохранилищем и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение директору архива.

Страхование архивных документов и оформление их временного вывоза за пределы Российской Федерации для экспонирования проводится в установленном порядке (см. комментарии к пунктам 16.1, 20.1 - 20.3 Правил).

Разновидностью выставок являются Интернет-выставки, использующие электронные копии архивных документов. Подготовка электронной экспозиции включает в себя те же мероприятия, что и подготовка традиционной выставки, которые дополняются следующими видами работ <264>:

--------------------------------

<264> Рекомендации по созданию Интернет-выставок архивных документов / [РГАНТД]; исполн. Н.В. Глищинская, И.В. Караваев, 2012. // Федеральное архивное агентство. Офиц. сайт. [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/rekomend_internet-vystavka.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

- оцифровка документов, снижение разрешения изображений, предназначенных для размещения в Интернете (для уменьшения объема продукта);

- разработка структуры и дизайна электронного проекта, технического задания для программиста (веб-дизайнера);

- гипертекстовая верстка и программирование (необходимо предусмотреть версию для мобильных устройств);

- размещение экспозиции на сервере;

- тестирование продукта (в том числе в наиболее популярных браузерах, под различными разрешениями монитора);

- установка счетчика посещений на все гипертекстовые страницы электронной экспозиции;

- разработка графического баннера проекта;

- размещение анонса (пресс-релиза) проекта на сайте архива (уполномоченного органа по архивному делу субъекта РФ), на страницах архивного учреждения в социальных сетях, отсылка его в Росархив для размещения в новостной ленте портала "Архивы России".

При организации Интернет-выставки рекомендуется использовать такую систему навигации, которая позволит пользователю из любой ее точки иметь доступ как к общему описанию экспонируемых документов, так и к описанию каждого документа. Образы документов, представленные на виртуальной выставке, должны быть снабжены архивными шифрами, метаданными.

При подготовке электронных экспозиций архив несет ответственность за соблюдение законодательства в области защиты прав на результаты интеллектуальной деятельности и охраняемых законом тайн.

В отличие от традиционных выставок, при организации Интернет-выставок отсутствуют ограничения по длительности их экспозиции - они могут поддерживаться на сайте архива в течение неограниченного времени <265>.

--------------------------------

<265> Рекомендации по созданию Интернет-выставок архивных документов / [РГАНТД]; исполн. Н.В. Глищинская, И.В. Караваев, 2012. // Федеральное архивное агентство. Офиц. сайт. [Электронный ресурс]. URL: http://archives.ru/documents/rekomend_internet-vystavka.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

49.2. Экспонируемые подлинники архивных документов, их копии и электронные образы вне зависимости от формы их публичного представления должны быть снабжены аннотацией с названием документа, датой создания, краткой информацией, включающей в случае необходимости расшифровку текста документа или его части, сведений о рассекречивании и архивным шифром.

В аннотации указывается заголовок документа и легенда.

Заголовок состоит из указания:

- краткого содержания документа;

- даты документа.

При необходимости дополнительно указываются:

- разновидность документа (распоряжение, постановление, протокол, план, письмо, отчет и т.д.);

- автор документа;

- адресат документа;

- место создания документа.

Легенда содержит справочные сведения о документе:

- поисковые данные (архивный шифр с указанием названия архива);

- подлинность;

- способ воспроизведения.

При необходимости дополнительно указываются сведения об особенностях внешнего вида документа.

Если часть элементов заголовка невозможно установить достоверно, они могут быть представлены предположительно и заключены в квадратные скобки.

В заголовках к фотодокументам указывается название документа, дата, место и автор съемки. При невозможности определения автора фотодокумента и места съемки, эта часть опускается. В заголовке к групповой фотографии, если известен один или несколько персонажей, их местонахождение на снимке сообщается, а остальные изображенные сообщаются обобщенно.

К иноязычным документам дается перевод или развернуто излагается их содержание.

В аннотации к графическому документу указываются его разновидность (схема, диаграмма), название объекта, автор и дата создания документа.

При необходимости дополнительно указываются сведения о рассекречивании документа.