Раздел II. Организация документов в архиве (Глава II Правил)

2.1. В архиве организуется хранение архивных документов по следующим исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов <38>:

--------------------------------

<38> Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов (в соответствии с пунктом 2.4 Правил).

- архивным фондам;

- объединенным архивным фондам;

- архивным коллекциям.

2.2. Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего фондообразователя:

- государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

- гражданина (отдельного физического лица), семьи, рода. В этом случае формируется архивный фонд личного происхождения.

2.3. Правила допускают также возможность формирования объединенных архивных фондов и архивных коллекций в целях обеспечения рациональности хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций:

- действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности

Примеры:

Сельскохозяйственные артели Куркийокского района Карело-Финской ССР; г. Лахденпохья, Куркийокский район, Карело-Финская ССР (1941 - 1956). Государственное казенное учреждение Республики Карелия "Национальный архив Республики Карелия" (КУ НА РК);

- органа государственной власти (органа местного самоуправления) и подведомственных ему организаций

Примеры:

Понизовский сельский Совет депутатов трудящихся и его исполнительный комитет, д. Понизовка Велижанского района Тюменской области (1932 - 1951). Государственное бюджетное учреждение Тюменской области "Государственный архив Тюменской области" (ГБУТО ГАТО);

- правопредшественников и правопреемников

Примеры:

Государственный ордена Трудового Красного Знамени научно-исследовательский институт гражданской авиации (ГосНИИГА) Министерства гражданской авиации СССР и его предшественники, г. Москва (1932 - 1982). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив в г. Самаре" (РГА в г. Самаре).

Объединенный архивный фонд личного происхождения формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более человек, связанных между собой родственными, профессиональными или творческими связями

Примеры:

Аксаковы: Сергей Тимофеевич (1791 - 1859) - писатель; его сыновья: Константин Сергеевич (1817 - 1860) - поэт, публицист; Григорий Сергеевич (1820 - 1891) - сибирский губернатор; Иван Сергеевич (1823 - 1886) - поэт, публицист. (1739 - 1915). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив литературы и искусства" (РГАЛИ); Ульяновы: Илья Николаевич (1831 - 1886) - педагог; Мария Александровна (урожд. Бланк) (1835 - 1916) - жена И.Н. Ульянова; их дети: Александр Ильич (1866 - 1887) - участник революционного движения, член партии "Народная воля"; Ольга Ильинична (1871 - 1891) - младшая сестра В.И. Ленина; родственники Ульяновых (1846 - 1978). (1811 - 1978). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ).

Название объединенного архивного фонда может состоять:

- из обобщенного названия фондообразователей, документы которых включены в объединенный архивный фонд

Примеры:

Объединенный архивный фонд "Избирательные комиссии по выборам в органы государственной власти и местного самоуправления" (1999 - 2014). Архивный отдел администрации Ленинск-Кузнецкого городского округа, г. Кемерово;

- из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций

Примеры:

Челябинский областной союз потребительских обществ и подчиненные ему организации (1932 - 2008). Государственное учреждение "Объединенный государственный архив Челябинской области" (ГУ ОГАЧО);

- из перечисления названий сменявших друг друга организаций

Примеры:

Объединенный фонд с/х артелей (колхозов): "Ким" д. Вялово, "Коминтерн" д. Заозеро, "Обжитие Севера" д. Падога, "Охотник" д. Кедога Толмачевского сельского Совета Парабельского района Томской области (1934 - 1950). Муниципальный архив Администрации Парабельского района Томской области;

- из последнего названия организации, с добавлением: "и ее предшественники"

Примеры:

Объединенный архивный фонд "Мурманская областная организация Российского профессионального союза работников рыбного хозяйства и его предшественники" (1946 - 1986). Архивный отдел Мурманского муниципального бюджетного учреждения (ММБУ) "Управление по обеспечению деятельности органов местного самоуправления города Мурманска".

Архивная коллекция формируется из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам:

- тематическому

Примеры:

Коллекция документов религиозных и гражданских обрядов (1931 - 1988), г. Исилькуль. Архивный отдел организационно-кадрового управления Администрации Омского муниципального района Омской области.

Документы Великой французской революции (1756 - 1840). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ).

Коллекция писем, поступивших из Корейской народно-демократической республики (1950 - 1954). Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ);

- объектному

Примеры:

Альбомы чертежей путевого хозяйства и подвижного состава железнодорожного транспорта (1855 - 1940). Российский государственный архив в г. Самаре.

Коллекция художественных произведений к изданию "История гражданской войны в СССР" (1917 - 1956). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ).

Коллекция нелегальных изданий (листовок и брошюр), отложившихся в полицейских и судебных органах дореволюционной России (1850 - 1917). Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ);

- авторскому

Примеры:

Горьковское (1889 - 1952), Пушкинское (1768 - 1953) и Толстовское (1816 - 1950) собрания Федерального казенного учреждения "Российский государственный архив литературы и искусства" (РГАЛИ).

Коллекция документов директора Института марксизма-ленинизма Обичкина Г.Д. (1910 - 1980). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ);

- хронологическому

Примеры:

Актовые документы XVIII - XIX вв. Отдел рукописей Российской государственной библиотеки;

Коллекция документов о нарушении законности в СССР в 1930-х - начале 1950-х гг. (1935 - 1995). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ);

- другим признакам, например, номинальному

Примеры:

Коллекция нот (XVII в. - 1941). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив литературы и искусства" (РГАЛИ).

Коллекция открыток РСФСР, СССР, Российской Федерации и зарубежных стран (1918 - 2005). Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ).

Коллекция планов, чертежей земель и лесов Смоленской губернии (1750 - 1915). Областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Смоленской области" (ОГКУ "Государственный архив Смоленской области").

Архивная коллекция формируется, преимущественно, искусственно, в соответствии с логическими связями между документами.

В названии архивной коллекции указывается ее составитель, тематика или другой признак объединения документов. Указывается также количество единиц хранения, хронологические границы фонда

Примеры:

Коллекция документов по истории революционного движения в России, 204 ед. хр., 1801 - 1920. Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ).

Коллекция документов работников Смоленского льнокомбината, 23 ед. хр., 1933 - 1982. Областное государственное казенное учреждение "Государственный архив Смоленской области" (ОГКУ "Государственный архив Смоленской области").

Коллекция фотодокументов: отдельные факты и события в России и СССР, 1054 ед. хр., 1888 - 1933. Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ).

Коллекция Цветкова В.И., 97 ед. хр., 1910 - 1975. Санкт-Петербургское государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив литературы и искусства Санкт-Петербурга" (ЦГАЛИ СПб).

Архивная коллекция может поступить в архив уже сформированной (от физического лица или от организации); она также может быть передана из другого архива. В таких случаях коллекция считается исторически сложившейся

Примеры:

Коллекция Богатырева Петра Григорьевича (1893 - 1971) - слависта и этнографа документов и фольклора (1515 - 1945). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив литературы и искусства" (РГАЛИ).

Коллекция документов, собранная и созданная С.А. Панчулидзевым к работе о декабристах (1813 - 1904). Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ).

Например, в Центре документации новейшей истории Омской области <39> в 1998 г. была создана коллекция документов общественно-политических организаций и движений. Коллекция формировалась с 1995 г. из разных источников, однако документы, поступившие в ЦДНИ уже в составе коллекции, формируются в отдельную опись. В частности, в отдельную опись внесена коллекция Черненко Е.В. (Омский университет), собранная для работы над диссертацией и включающая документы 17 организаций.

--------------------------------

<39> С 2008 г. является составной частью Бюджетного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" (БУ ИсА).

Архивная коллекция может также формироваться в архиве из разрозненных архивных документов, не относящихся ни к одному архивному фонду, объединенных по тому или иному признаку

Примеры:

Коллекция документов писателей, ученых, общественных деятелей (1525 - 1936). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив литературы и искусства" (РГАЛИ).

Коллекция документов деятелей стран Европы по вопросам политической и социальной истории (1618 - 1928). Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории" (РГАСПИ).

Коллекция документов по истории народного образования в Московском уезде Московской губернии (1898 - 1919). Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации" (ГА РФ).

2.4. Правила разрешают использование нефондовой организации архивных документов только в отношении аудиовизуальных документов.

При нефондовой организации аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) допускается систематизация документов, созданных в деятельности различных источников комплектования, по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, типу и материалу носителя информации, его формату, системе записи аудиовизуальной информации и др.), что обусловлено особенностями хранения таких видов документов.

Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам - фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности.

Фотодокументы систематизируются по видам - негативы разных размеров (раздельно - черно-белые и цветные); слайды (диапозитивы) разных размеров (раздельно - черно-белые и цветные); позитивы (фотоотпечатки); фотоальбомы; диафильмы.

Фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации - фонографическая, граммофонная, шоринофонная, оптическая, магнитная, лазерная.

На документы разных видов составляются отдельные описи (исключение могут составлять фонды личного происхождения, где отдельная опись в обязательном порядке составляется только на электронные документы).

Аудиовизуальные документы дополнительно систематизируются по видам носителей информации.

2.5. Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда называется фондированием документов <40>.

--------------------------------

<40> ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Формирование архивных фондов осуществляется, как правило, в источниках комплектования архива (фондообразователях) в процессе формирования дел на основе номенклатур дел и отбора документов для передачи на хранение в архив.

В архиве рекомендуется осуществлять работы по фондированию (перефондированию) архивных документов в исключительных случаях: при описании принятых неупорядоченными (несформированными в дела (единицы хранения) и неописанными) архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, исправлении ошибок первоначального фондирования.

Исторически сложившиеся архивные коллекции (сформированные еще до поступления их в архив) перефондированию (пересоставлению) не подлежат.

Перефондирование влечет за собой изменение поисковых данных документов, в то время как на них могут уже быть даны ссылки в научных публикациях. Поэтому если документы фонда, коллекции, в соответствии с листом использования, уже выдавались пользователям, введены в научный оборот, такие фонды, коллекции также не могут подлежать перефондированию (пересоставлению).

2.6. При фондировании соблюдаются следующие правила <41>:

--------------------------------

<41> Подробнее см.: Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД; сост. Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский, З.П. Иноземцева. - М., 2006. - С. 44. URL: http://sif.vniidad.ru/docs/metod%20rekom%20fondir.pdf (дата обращения: 26.03.2021).

- документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил;

- документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их создателем;

- документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

2.7. В случае реорганизации или ликвидации организации фондирование осуществляется следующим образом:

- законченные делопроизводством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации;

- незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последней.

Подлинники научно-технической документации, созданной по контракту, в зависимости от условий контракта, могут быть отнесены к архивному фонду организации-разработчика, архивному фонду организации-заказчика (организации-инвестора) или к архивным фондам каждой организации - стороны контракта.

В соответствии с принципом недробимости архивного фонда, в архивный фонд включаются как документы на бумажном носителе и иных аналоговых носителях, так и электронные документы, поскольку они составляют единый комплекс.

В случае наличия специализированного центра хранения электронных документов (федерального или в субъекте Российской Федерации) и передачи в него части архивного фонда, представленной электронными документами, взаимосвязь фонда обеспечивается с помощью справочно-поисковых средств.

2.8. В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе ее деятельности, включаются также архивные документы:

- представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;

- коллегиальных органов организации (комиссий, коллегий, советов и т.д.);

- образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации-должнику;

- созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ "Об общественных объединениях" <42>;

--------------------------------

<42> Собрание законодательства Российской Федерации. - 1997. - N 20, ст. 2231; 2017. - N 52, ст. 7927.

- назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора) (см. также комментарии к Главе XX Правил).