XXI. Общие требования к ведению учета архивных документов (пункты 21.1 - 21.7 Правил)

21.1. Под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в учетных единицах и фиксация (регистрация) принадлежности каждой учетной единицы к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах. Учет обеспечивает идентификацию, организационную упорядоченность архивных документов, контроль за их наличием и состоянием, а также возможность адресного поиска архивных документов.

Уникальные документы подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации <111> (см. также комментарии к пункту 28.1 Правил).

--------------------------------

<111> Пункт 1.4 Регламента государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. URL: http://archives.ru/documents/regulations/rgryd.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в музеях и библиотеках, научных организациях, учитываются в соответствии с Правилами и порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <112>.

--------------------------------

<112> Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрировано в Минюсте РФ 08.07.1997 N 1344). URL: http://archives.ru/documents/regulations/reglam.shtml (дата обращения: 26.03.2021); Приказ Росархива от 23.10.2000 N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах". URL: http://archives.ru/documents/other/vp.shtml (дата обращения: 26.03.2021).

Передача учетных сведений в уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (для федеральных государственных архивов, музеев, библиотек и научных организаций) или в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела соответствующего субъекта Российской Федерации осуществляется в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <113>:

--------------------------------

<113> Пункт 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

ежегодно: в ходе автоматизированного сбора ведомственной статистической информации (при предоставлении годовой статистической формы N 1 "Показатели основных направлений деятельности" архива); при передаче сведений из программного комплекса "Архивный фонд" в программный комплекс "Фондовый каталог";

один раз в три года: при предоставлении паспорта архива федеральными государственными архивами, музеями, библиотеками, научными организациями, федеральными органами исполнительной власти и организациями, осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности;

не реже одного раза в три года: при предоставлении паспорта государственными и муниципальными архивами, музеями и библиотеками субъекта Российской Федерации.

Государственные и муниципальные архивы учитывают данные о документах Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в источниках комплектования, на основе предоставляемых этими организациями на 1 декабря текущего года паспортов архивов организаций.

21.2. В архиве ведутся обязательные и вспомогательные учетные документы, состав которых устанавливается архивом. Архивом устанавливается также последовательность выполнения работ по учету по архиву в целом и по каждому архивохранилищу в отдельности. Последовательность выполнения работ по учету фиксируется в схеме учета, которая утверждается приказом руководителя (заведующего) архива(ом).

В архиве ведется:

учет поступления архивных документов (в т.ч. неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов и копий фонда пользования, описей дел, документов) в учетных единицах;

учет выбытия архивных документов (в т.ч. неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов, описей дел, документов) в учетных единицах;

учет наличия и состояния архивных документов (в т.ч. неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов и копий фонда пользования) в учетных единицах;

учет хранящихся в источниках комплектования архива документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу в учетных единицах;

учет описей дел, документов.

21.3. Объектами учета в архиве являются:

хранящиеся в архиве документы Архивного фонда Российской Федерации;

документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в источниках комплектования;

неописанные и непрофильные архивные документы;

страховые копии архивных документов;

копии фонда пользования;

документы по личному составу в организациях - источниках комплектования;

описи дел, документов.

21.4. Учет документов, не включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, ведется отдельно от учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Для учета таких документов, в том числе документов по личному составу, принятых по договору на хранение в архив, ведется отдельный список фондов, книга учета поступлений документов, листы фондов и другие учетные документы.

21.5. Учет архивных документов за период до 1917 года ведется в архиве отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов, т.е. ведутся две книги учета поступлений и два списка фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальные документы.

21.6. Учет архивных документов в государственном архиве, государственном музее, библиотеке, научной организации осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В архивохранилище государственного архива, музея, библиотеки и научной организации назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования государственного архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, отвечающих за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном архиве и учет архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, а также учет архивных документов в муниципальном музее, библиотеке осуществляют руководитель муниципального архива (музея, библиотеки) и/или специально выделенный работник.

21.7. Все учетные документы архива, за исключением описей дел, документов, ведутся в одном экземпляре. Опись дел, документов ведется в трех (или двух - по решению руководителя архива) экземплярах (пункт 37.6 Правил). Первый экземпляр описи является страховым. Архив ведет учет комплектности (экземплярности) описей.

Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры работниками, указанными в пункте 21.6 Правил, на основании соответствующих актов (согласно Главе XXVI Правил), с указанием должности и даты внесения.