2. Тендер

2.1. Подготовка материалов

2.1.1. Материалы к заседанию тендерной комиссии готовит конкретное управление ГТК России, занимающееся в силу возложенных на него функциональных обязанностей вопросами разработки потребности в том или ином предмете товара и транспортных средств и т.п., снабжения или капитального строительства, т.е. УМТС или УКС. В подготовке материалов участвуют в части, их касающейся, специалисты Финансового и Правового управлений.

2.1.2. В случаях, когда в силу специфики вопроса или по иным обстоятельствам требуется участие группы специалистов иных управлений, на такие управления может быть возложена подготовка материалов к заседанию тендерной комиссии.

2.1.3. Управления и специалисты, указанные в п. п. 2.1.1 и 2.1.2, готовят следующие материалы:

- служебную записку на имя председателя тендерной комиссии, содержащую просьбу рассмотреть конкретный вопрос на заседании комиссии; краткое обоснование (в том числе экономическое, техническое, количественное и качественное) необходимости производства закупки или заказа производства оборудования, строительства пункта пропуска и т.п. со ссылками на соответствующие приказы, планы капитального строительства, заявки таможен или иное; перечень конкурирующих организаций, выходящих на тендер;

- сведения о наличии данного заказа в плане приобретения централизованно распределяемой продукции на текущий год;

- копии нормативных или иных документов, конкретные пункты которых обязывают произвести закупки, строительство и т.п.;

- сведения о конъюнктурной проработке и ее результатах;

- сопоставительные таблицы:

а) по товарам (работам, услугам) с обязательным указанием качественных и стоимостных характеристик и источников такой информации;

б) по потенциальным контрагентам с обязательным указанием времени существования каждой фирмы, ежегодного объема производства в долларах, наличия опыта по производству требуемой продукции. В необходимых случаях указываются сведения о финансовом состоянии фирмы, о ее месте в мировом или европейском кадастрах. Во всех случаях указываются конкретные специалисты ГТК России, осуществлявшие конъюнктурную проработку.

2.1.4. Управление, подготовившее материал, знакомит с ним под расписку членов тендерной комиссии, после чего не менее чем за 5 (пять) дней до заседания тендерной комиссии направляет все материалы председателю тендерной комиссии, одновременно уведомляя его о возможности (необходимости) присутствия на заседании тендерной комиссии представителей фирм и/или специалистов, не состоящих на службе в таможенных органах.

2.2. Основания тендера

2.2.1. Основанием подготовки тендера является прямое указание в приказе или ином документе ГТК России на необходимость производства строительства, закупок и пр. для нужд таможенных органов.

2.2.2. Основанием проведения тендера является наличие двух и более конкурирующих производителей товаров (работ, услуг) по результатам предварительных переговоров, проведенных с ними управлением, готовящим материалы, выразивших желание участвовать в конкретном тендере и в связи с ним предоставивших управлению всю необходимую информацию в письменном виде.

2.3. Порядок проведения заседания тендерной комиссии

2.3.1. Очередность и количество тендеров на одном заседании определяет председатель тендерной комиссии. В случае большой повестки дня и наличия значительного количества приглашенных председатель тендерной комиссии оповещает указанных лиц через управления, готовящие материалы, о времени явки.

2.3.2. Тендерная комиссия правомочна принимать решения при наличии не менее половины членов.

2.3.3. В отсутствие председателя заседания тендерной комиссии не проводятся.

2.3.4. Председатель тендерной комиссии обеспечивает письменную фиксацию принимаемых решений, а в необходимых случаях - ведение протокола, стенографирование или запись обсуждения и принятия решения на магнитные носители.

2.3.5. Очередной тендер начинается объявлением о нем председателем тендерной комиссии и проверкой явки всех приглашенных лиц.

2.3.6. Представитель управления, готовившего материалы, делает краткое устное сообщение о тендере.

2.3.7. При явке представителей фирм заслушиваются их сообщения.

2.3.8. При необходимости заслушиваются мнения специалистов.

2.3.9. Председатель и члены тендерной комиссии имеют право в любой момент задавать вопросы по существу тендера представителям управлений, представителям фирм и специалистам и высказывать свое мнение относительно конкретного тендера. Председатель вправе снимать вопросы и прекращать обсуждение.

2.3.10. После обсуждения председатель в произвольной очередности опрашивает членов тендерной комиссии о том, какое решение, по их мнению, надлежит принять.

2.4. Решения тендерной комиссии

2.4.1. Тендерная комиссия принимает одно из следующих решений:

- снять вопрос с рассмотрения;

- отложить вопрос до выяснения конкретных обстоятельств;

- считать тендер состоявшимся, а выбранной - конкретную фирму (товар и пр.). В этом случае также составляется краткое предписание соответствующим подразделениям ГТК России. В последующем на тендерной комиссии указанные подразделения могут быть заслушаны в порядке контроля за выполнением предписания.

2.4.2. Решение тендерной комиссии подписывают председатель тендерной комиссии и ее секретарь и в обязательном порядке согласовывается под роспись с главным бухгалтером ГТК России.

2.4.3. Решения тендерной комиссии оформляются в виде "Выписок из протокола заседания тендерной комиссии", где указывается дата заседания, описание оснований тендера и его участников, принятое решение. Указанные "Выписки" и прочее делопроизводство обеспечивает секретарь тендерной комиссии.