LIV. Проверка наличия и состояния сохранности музейных предметов (мониторинг)

54.1. Музеи обязаны систематически проводить проверку наличия и состояния сохранности музейных предметов в целях установления соответствия их фактического наличия, идентифицирующих признаков и состояния сохранности данным основной учетной документации (далее - проверка наличия).

54.2. Проверка наличия может производиться как по всему объему хранящихся в фондах музейных предметов, так и по отдельным фондовым коллекциям в соответствии с шифрами инвентарных книг.

54.3. Проверка наличия осуществляется комиссией, образованной на основании приказа руководителя музея, в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителем музея и согласованным с учредителем.

В состав комиссии должно входить не менее 3 (трех) человек с обязательным участием ответственного хранителя и сотрудника структурного подразделения музея, осуществляющего функции учета музейных предметов.

План-график составляется с учетом следующих сроков проверки наличия и объема проверяемых фондов или групп хранения:

для музеев с общим количеством фондов до 30 тысяч предметов - 1 раз в 3 года;

от 30 до 300 тысяч - 1 раз в 5 лет;

от 300 до 500 тысяч - 1 раз в 7 лет;

от 500 тысяч до 1 миллиона - 1 раз в 10 лет;

свыше 1 миллиона - 1 раз в 15 лет;

свыше 3 миллионов - 1 раз в 25 лет.

54.4. Утратил силу с 1 сентября 2022 года. - Приказ Минкультуры России от 26.08.2021 N 1414.

54.5. В целях более эффективной организации работы по проверке наличия музейного предмета каждому музею рекомендуется разработать и утвердить методику ее проведения, включая порядок подсчета музейных предметов и простановки в книгах учета (или в автоматизированной системе учета музейных предметов) специальных отметок о прохождении предметом проверки наличия.

54.6. Результаты проверки оформляются актом проверки наличия музейных предметов, который подписывается всеми членами комиссии, выносится на рассмотрение ЭФЗК, утверждается руководителем музея и регистрируется в книге регистрации актов проверки наличия.

Акт проверки наличия предметов коллекции включает в себя следующую информацию:

номер и дата акта;

фамилию, имя, отчество (при наличии), должности сотрудников музея (членов комиссии по сверке наличия предметов фондовой коллекции);

проведена сверка наличия со следующей учетной документацией (с книгами поступлений основного фонда, с инвентарными книгами основного фонда, со специальными инвентарными книгами по учету предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней шифров, с актами приема на ответственное хранение);

количество предметов на хранении ответственных хранителей фондовой коллекции;

количество предметов, зарегистрированных в инвентарных книгах фондовой коллекции;

в результате сверки установлено (количество - предметов не обнаружено;

инвентарных номеров пропущено в книгах;

предметов записано дважды под разными номерами в книгах поступлений;

предметов записано дважды под разными номерами в инвентарные книги; предметов, списанных в неустановленном порядке;

предметов погашены как склеенные с другими предметами коллекции;

предметов переданы в другие коллекции музея, перешифрованы;

предметов подлежат переводу во вспомогательный фонд; предметов подлежат списанию как разрушенные);

по состоянию на дату проверки фактическое наличие предметов фондовой коллекции составляет (количество) единиц хранения.

К акту проверки наличия музейных предметов прилагаются таблицы, в которых зафиксированы данные о наличии музейных предметов, зарегистрированных в ГИК, инвентарной книге, специальной инвентарной книги.

Таблицы составляются на основании подсчета предметов в каждом томе книги учета с обязательным приведением в соответствие количества зарегистрированных номеров количеству числящихся за ними предметов, в том числе, в суммарных номерах с дробными обозначениями.

К акту прилагаются списки музейных предметов, исключенных из учетной документации в неустановленном порядке (например, изъятых из собрания музея без приказа учредителя в 1920 - 1930 годах); музейных предметов, дважды зарегистрированных в учетной документации (ГИК, инвентарной книге) и музейных предметов, исключенных ранее, но обнаруженных в наличии; музейных предметов, не обнаруженных при проверке наличия; музейных предметов, в которых выявлены несоответствия фактического состояния предметов описаниям в книгах учета.

К списку музейных предметов, не обнаруженных при проверке наличия прилагаются все имеющиеся документы-обоснования в виде заверенных копий.

В случае произведенных ранее передач музейных предметов в другие музеи или организации без согласования с учредителем к списку предметов, исключенных из учетной документации в неустановленном порядке, прилагаются заверенные копии документов, на основании которых была произведена передача (например: приказ руководителя музея, акт выдачи, подтверждение музея или организации о получении предмета, копия инвентарной записи с отметкой о выдаче).

В случае подтверждения недостачи музейных предметов, выявленных в ходе ранее проводившихся проверок наличия, к списку предметов, не обнаруженных при проверке наличия, прилагаются заверенные копии актов этих проверок или выписки из них с приложением соответствующих листов списков предметов.

В случае выявления недостачи музейных предметов по документально не подтвержденным причинам к списку предметов прилагается объяснительная записка, подписанная главным хранителем, заведующим структурного подразделения музея, осуществляющего функции учета музейных предметов, и ответственным хранителем.

В список музейных предметов, в которых выявлены несоответствия фактического состояния предметов описаниям в книгах учета включаются музейные предметы, авторство или фактические визуальные характеристики которых не соответствуют описаниям в учетных документах.

В случае выявления музейных предметов, находящихся в неудовлетворительном состоянии сохранности и требующих срочной консервации или реставрации, а также музейных предметов, ошибочно включенных в состав основного фонда музея и подлежащих переводу в научно-вспомогательный или иной фонд, к акту проверки наличия прилагаются списки предметов.

В случае выявления музейных предметов, подлежащих исключению из учетной документации музея, к акту прилагается их список, содержащий аргументированные обоснования о целесообразности их исключения.

Все приложения к акту проверки подписываются членами комиссии и скрепляются печатью музея (при наличии).

54.7. Результаты проверки наличия музейных предметов представляются музеем учредителю.

54.8. Результаты проверки наличия музейных предметов научно-вспомогательного фонда оформляются в порядке, установленном настоящей главой, и представляются учредителю музея.

54.9. Результаты проверки наличия фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда утверждаются приказом руководителя музея.

54.10. Организации и физические лица самостоятельно проводят проверку наличия принадлежащих им музейных предметов с учетом положений настоящих Единых правил, определяющих порядок проверки наличия музейных предметов, закрепленных за музеями.