3. Планирование мероприятия

3.1 Организация, ответственная за проведение мероприятия (далее - организатор), начинает переход к его планированию с учетом установленных требований (регламентов), осуществляя в первоочередном порядке:

1. Поиск и подбор руководителей и персонала.

2. Организацию офисного помещения.

3. Формирование основной нормативной правовой базы.

4. Установление целей и задач организатора, ключевых принципов, структуры управления.

5. Разработку плана-графика подготовки мероприятия (версия 1).

6. Разработку операционного бюджета (версия 1).

7. Разработку и подписание соглашения о маркетинговом плане.

8. Формирование концепции наследия объектов и потребностей.

9. Разработку стратегии управления рисками.

3.2. Для обеспечения деятельности по подготовке и проведению мероприятия в структуре организации возможно предусмотреть создание проектного офиса, к деятельности которого могут привлекаться внешние эксперты.

Задачами проектного офиса являются:

создание проектного управления, методологическое обеспечение деятельности организатора в области проектного управления, в том числе сборе и внедрении лучших практик в области проектного управления по проведению мероприятий;

организация обучения участников системы управления проектами;

выбор, внедрение и поддержка информационной системы управления проектами и обучение участников проекта работе с ней.

При организации деятельности проектного офиса возможно воспользоваться следующими нормативными актами:

Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденные распоряжением Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. N 26В-АУ;

ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

ГОСТ Р 54871-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению программой";

ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по проектному менеджменту".

3.3. Процесс организации мероприятия разделяется на пять этапов:

1. Стратегическое (или базовое) планирование.

Данный этап начинается по завершении заявочной кампании. Организатор обеспечивает подготовку стратегического (базового) плана проведения мероприятия, который является основой последующего планирования.

2. Операционное планирование.

На данном этапе организатору рекомендуется осуществлять детальное планирование операций в соответствии с согласованной организационной структурой, проектами, контрольными сроками и методологией, чтобы приблизиться к состоянию готовности к проведению мероприятия.

3. Тестирование операционной готовности.

На данном заключительном этапе подготовки к проведению мероприятия рекомендуется проведение тестовых мероприятий в части операционной готовности для доработки (в случае необходимости) утвержденных программ и планов.

4. Проведение мероприятия.

На данном этапе происходит непосредственная реализация всех операционных планов при единой системе управления мероприятием и эффективном взаимодействии всех заинтересованных органов государственной власти и организаций.

5. Завершение.

На данном заключительном этапе осуществляется завершение деятельности и сохранение наследия мероприятия.