VII. Номенклатура дел

7.1. В целях правильного формирования документов в дела текущего делопроизводства, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов ежегодно составляется номенклатура дел Торгпредства на следующий календарный год. При подготовке номенклатуры дел целесообразно руководствоваться Инструкцией.

7.2. Составление и техническое оформление номенклатуры дел (печатание, внесение дополнений) осуществляет делопроизводитель (форма номенклатуры дел и итоговой записи - приложение N 14 к Регламенту). В каждом разделе номенклатуры дела располагаются по степени важности.

7.3. В 1-й графе указывается индекс каждого дела, состоящий из делопроизводственного индекса Торгпредства, номера раздела номенклатуры и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

Например, индекс дела Т203-01-02, где Т203 - делопроизводственный индекс Торгпредства России в Чехии, 01 - номер раздела номенклатуры "Руководство", 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

7.4. Во 2-й графе номенклатуры указываются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы"). Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений, за исключением официально принятых.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок: "переписка по общим или разным вопросам".

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается - "Копии".

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, всевозможные справочники, экспресс-информация и другие подобные документы.

7.5. В 3-й графе номенклатуры дел по окончании делопроизводственного года проставляется количество заведенных дел (томов). На основании указанного количества заведенных дел (томов) заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в Торгпредстве, с разбивкой по срокам хранения.

7.6. В 4-й графе номенклатуры указываются сроки хранения дел, установленные на основании Примерной номенклатуры дел.

Кроме постоянного и временного сроков хранения для отдельных дел устанавливается срок "До минования надобности" (ДМН). Такие документы в основном копийные и присланные для сведения хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется Торгпредством, но он не может быть менее одного года.

7.7. В 5-й графе номенклатуры дел указываются дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения, дополнительные примечания к срокам хранения дел, а также специальные пояснения к отдельным видам документов, проставляются дополнительные отметки для обозначения некоторых категорий документов.

7.8. Утвержденная Руководителем Торгпредства номенклатура дел высылается для согласования в Административный департамент Министерства в двух экземплярах не позднее 15 ноября текущего года вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году. После согласования один экземпляр номенклатуры дел возвращается в Торгпредство.

7.9. Делопроизводитель выдает исполнителям для работы размноженный экземпляр номенклатуры или выписку из нее, относящуюся к их деятельности. Наличие номенклатуры у исполнителей позволяет правильно формировать исполненные документы в дела.

7.10. Номенклатура дел вступает в силу с 1 января следующего года, на ее основании делопроизводителем заводятся дела в текущем делопроизводстве Торгпредства.