Регистрация исходящих документов

3.11. Исходящие документы после подписания Руководителем Торгпредства регистрируются делопроизводителем в журнале регистрации исходящих документов Торгпредства - приложение N 8 к Регламенту.

3.12. Регистрационный номер исходящего документа состоит из делопроизводственного индекса Торгпредства (список делопроизводственных индексов Торгпредств - приложение N 6 к Регламенту) и порядкового номера в пределах календарного года (например, Т203-1, где Т203 - делопроизводственный индекс Торгпредства, 1 - порядковый номер исходящего документа) и проставляется в отведенном на бланке Торгпредства месте.

3.13. Перед регистрацией исходящих документов делопроизводитель проверяет оформление на соответствие Инструкции, правильность указания адресата, наличие подписи, всех приложений, указанных в документе (при наличии).

3.14. Всем экземплярам одного и того же исходящего документа присваивается один регистрационный исходящий номер. В журнале регистрации исходящих документов Торгпредства каждый экземпляр документа записывается отдельно с указанием адресата согласно рассылке.

3.15. Экземпляры исходящих документов, предназначенные для отправки, направляются адресатам, а визовые экземпляры подшиваются делопроизводителем в соответствующие дела согласно номенклатуре дел, с отметкой в журнале регистрации исходящих документов.

3.16. Информация о способе доставки (отправки) документов (диппочта, почта) вносится делопроизводителем в журнал регистрации исходящих документов.