Прием документов

2.1. Прием несекретной корреспонденции (далее - документы) осуществляется делопроизводителем Торгпредства.

2.2. Документы в Торгпредство поступают по каналам дипломатическо-курьерской связи (далее - диппочта), электронной связи, почтовой связи.

2.3. Документы, поступившие диппочтой, делопроизводитель получает под расписку в соответствующем разделе журнала учета сдачи пакетов для отправки дипломатической почтой после проведенной им проверки.

В Торгпредствах, где в штатном расписании ответственный сотрудник отсутствует, диппочту получает Торговый представитель Российской Федерации (далее - Руководитель Торгпредства) под роспись в описи ответственного сотрудника Посольства Российской Федерации и передает ее делопроизводителю Торгпредства под роспись в журнале сдачи документов (пакетов) диппочты (приложение N 1 к Регламенту), который ежегодно заводится и хранится у делопроизводителя.

2.3.1. Делопроизводитель проверяет соответствие поступивших документов учетным данным описей и расписывается в получении документов.

2.3.2. В случае если учетные данные поступивших документов не соответствуют записям, указанным в описи, об этом докладывается Руководителю Торгпредства, делается соответствующая отметка в описи или составляется акт.

2.4. Документы с пометкой "Для служебного пользования" поступают в Торгпредство по каналам диппочты.

2.5. По каналам электронной связи в адрес Торгпредства поступают: письма, электронные сообщения, факсограммы.

2.5.1. Электронные сообщения поступают на:

электронный адрес Торгпредства и (или) Руководителя Торгпредства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

электронный адрес Торгпредства корпоративной электронной почты (при ее наличии).

2.5.2. Прием электронных сообщений осуществляет делопроизводитель.

2.5.3. Факсограммы получают по каналам факсимильной связи.

2.6. Документы, поступившие почтовой связью, принимаются делопроизводителем:

непосредственно на почте;

через пункт приема почтовой корреспонденции (почтовый ящик);

от курьера почтового отделения государства пребывания, обслуживающего район расположения Торгпредства;

от курьера экспресс-почты.

2.7. Делопроизводитель принимает конверты под расписку в журнале приема документов (пакетов) - приложение N 2 к Регламенту.

2.8. Полученные конверты делопроизводитель вскрывает, кроме конвертов с отметкой "Лично".

Пакеты (конверты), которые могут быть использованы для подтверждения адреса отправителя или даты отправления (получения) документов, не уничтожаются, а прилагаются к документам.

2.9. Документы, ошибочно присланные в Торгпредство, направляются по принадлежности соответствующему адресату или возвращаются отправителю.